Kancelarija uvek sa vama
Danas ljudi svoje radno vreme provode mnogo više van kancelarije i svog regularnog radnog okruženja i, više nego ikad pre, od njih se očekuje da budu produktivni i posle radnog vremena. Zato je tu Office 365.
Biti dostupan i mobilan podrazumeva se u današnje vreme, a prognoze kompanije Microsoft kažu da će do 2020. godine čak polovina radne snage raditi sa udaljenih lokacija. Rad s klijentima oduvek je zahtevao posebnu posvećenost, savremene tehnologije samo su pomerile granicu i očekivanja. Od nas se očekuje da na sve postavljene upite odgovorimo do kraja dana, bez obzira na to gde smo, da u razgovoru s klijentom imamo odgovore na sva pitanja – čak i ako ona zahtevaju pristup kompanijskim podacima i alatima, kao i da budemo na raspolaganju ukoliko nekom od kolega zatreba hitno odobrenje ugovora, ažuriranje podataka u CRM‑u i slično. Alat koji nam omogućava da uvek budemo u svojoj kancelariji, bez obzira na kojim koordinatama geografske širine i dužine se fizički nalazimo, jeste Microsoft Office 365 sa svim svojim dodatnim servisima koji su sastavni deo pretplate.
Zašto Office 365, a ne klasičan Office paket?
Zato što je cena Office alata najniža u okviru Office 365 paketa i svaki korisnik nabavkom jedne licence može da instalira Office na pet PC ili Mac računara, pet tableta (Windows, iPad i Android) i pet telefona. Ukoliko ovo nije dovoljno dobar razlog, onda možda može da odluči činjenica da pored Office paketa dobijate i OneDrive sa 1 TB skladišnog prostora, koji je dovoljan da smestite veliki broj svojih dokumenata, kao i mailbox od 50 GB po korisniku. Osim toga, tu je SharePoint gde takođe možete smestiti svoja dokumenta, da ih podelite sa svojim kolegama ili radite na njima u istom trenutku, zajedno, u isto vreme. Čuvaju se sve verzije dokumenta, vi radite uvek na poslednjoj, a ukoliko vam zatreba, uvek možete da se vratite korak ili više unazad. Za instant komunikaciju s kolegama i online sastanke, tu je poznati Skype for Business.
Korisne opcije za produktivnost van radnog mesta
Za efikasnost van kancelarije od suštinske važnosti u skoro svakom poslu jeste aplikacija Outlook. Broj e‑mail‑ova koji se obrade na dnevnom nivou izuzetno je veliki i u direktnoj je sprezi sa utrošenim vremenom. Najnovija verzija ove aplikacije koristi AI kako bi „naučila“ koji mail‑ovi su vam bitniji od ostalih i njima dodeljuje visok prioritet tako da, kada ste u pokretu i imate vrlo malo vremena, ne morate čitati sve mail‑ove i odlučivati koji je bitan, već ste u režimu u kom vidite samo one koji su označeni kao važni. Takođe, Outlook koristi dodatak koji mail prevodi na unapred predefinisani jezik, a tu je i Calendar koji svojim intuitivnim interfejsom omogućava lako zakazivanje sastanaka i upravljanje aktivnostima. Osim toga, tu je One Note, digitalna beležnica pomoću koje možete da sačuvate sve svoje zapise, fotografije, grafikone i sve ono što koristite u svakodnevnom poslovanju. Za napredne korisnike, u okviru Office 365 E5 plana nalazi se i Power, BI analitički alat pomoću koga možete da pratite i analizirate veliki broj podataka iz različitih izvora. Na taj način uvek ste spremni da odgovorite na svako pitanje klijenta, kolege ili partnera, pa čak i ako ono zahteva ukrštanje podataka iz više alata.
Ko brine o bezbednosti?
Svi, pa i manje dobri momci znaju da infrastruktura malih i srednjih preduzeća ima slabije mehanizme odbrane od sajbernapada, a u prilog tome govori i statistika kompanije Microsoft: 43 odsto sajbernapada usmereno je na preduzeća koja imaju manje od 100 zaposlenih. Osim IT infrastrukture, potrebno je imati i ljude koji bi brinuli o bezbednosti poslovne mreže i oni su često „trošak“ koji mala preduzeća sebi ne mogu da priušte. S druge strane, biti produktivan u pokretu znači imati vremena samo za brigu o onome što se usko odnosi na posao – za mail koji vam je stigao dok ste na putu ili konferenciji vi imate vremena tek da ga pročitate i odgovorite kratko, bez udubljivanja da li je spam ili da li je bezbedno kliknuti na link. Upravo zato Office 365 u svom E5 planu sadrži Advanced Threat Protection koji vas štiti od neželjenih napada, inficiranih priloga i klikova na neželjene linkove.
Najbrži put od kupovine do korišćenja svih Office 365 servisa
Svaka kompanija posebna je priča i ima svoje specifičnosti u pogledu potrebnih servisa i aplikacija, kao i načina korišćenja. Extreme tim je svoja dragocena iskustva u dugogodišnjem radu s klijentima pretočio u Extreme pakete. Oni obuhvataju osnovna podešavanja servisa, obuku korisnika i migraciju postojećeg e‑mail sadržaja kako biste što brže i na najbolji način koristili ono što ste kupili.
