Naredni nivo poslovanja
Želja svakog direktora je da ima potpun i konstantan nadzor nad poslovnim sistemom, da ima efikasan i fleksibilan sistem u kome „može sve“, da se svi procesi odvijaju po standardnim i propisanim procedurama, i da celokupno poslovanje bude u skladu sa propisima svih vrsta. I ovako poređane, naizgled pomalo kontradiktorne zahteve, UniDocs Business Box čini dostižnim.
Do skoro je proces uvođenja IT sistema bio prvo ERP, pa kada on stabilno radi, uvođenje DMS, CRM i drugih. UniDocs Business Box je ove principe promenio, te se svi podsistemi nabavljaju, uvode i održavaju jedinstveno i time se štedi pri nabavci, a posebno pri eksploataciji.
UniDocs je od samog početka razvijan kao sistem za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima, koji je moguće primeniti u bilo kom poslovnom sistemu bez obzira na veličinu i vrstu posla. Veoma često se postavljalo pitanje integracije sa različitim poslovnim i informacionim sistemima, kao što su ERP, CRM, HR, i raznim finansijsko‑računovodstvenim i drugim sistemima, kojima uvek nedostaje povezanost podataka koji se obrađuju sa dokumentima sa kojih ti podaci potiču.
Iz tog razloga krenuli smo da obogaćujemo UniDocs opštim konceptima koji omogućavaju podršku svim standardnim tipovima poslovno‑dokumentacionih procesa, kao i integraciju sa većinom IT podsistema poslovnog tipa, ali i sa programskim sistemima za projektovanje, upravljanje infrastrukturom, prostorno planiranje i slično.
Sav taj posao i iskustvo nagomilano kroz stalne konsultantske i druge usluge prilikom primene sistema UniDocs za različite automatizacije poslovanja doveli su do kritične količine razvoja i znanja, koja je uslovila da uobličavanje familije UniDocs popunimo gotovim rešenjima koja obezbeđuju upravljanje poslovanjem i pokrivaju područja ERP, CRM, HR, uz očuvanje jedinstva i potpune povezanosti dokumenata, podataka, poslovnih analiza i izveštaja.
Principi koji su primenjeni u sistemu UniDocs Business Box prevazilaze niz problema koji se javljaju kod većine ERP sistema, a prouzrokovani su činjenicom da ovi sistemi upravljaju podacima, ali ne i dokumentima sa kojih podaci potiču. Sama činjenica da UniDocs Business Box obuhvata funkcionalnosti i sadrži DMS/WfMS, ERP, CRM u okviru jednog softverskog sistema, obezbeđuje da pomenuti problemi budu prevaziđeni. Najznačajnije što UniDocs Business Box obezbeđuje je:
• Upravljanje čitavim tokom svakog poslovnog procesa – najbolji primer su ulazni računi koji, gotovo u svim firmama, nakon prijema kruže kroz više radnih mesta kako bi se overili (parafirali), a IT sistem postaje svestan da oni postoje tek dolaskom u službe finansija, što najčešće traje po više dana. Sa UniDocs Business Box dokument je u sistemu čim se primi, sve overe se rade kroz sistem, a obaveze koje dokument proizvodi sve vreme figurišu u okviru analiza i izveštaja.
• Uspostavlja i održava vezu između poslovnih promena (npr. računovodstvenih stavki) i dokumenata koji su ih uzrokovali, što znači da se trenutno može pronaći i pregledati dokument vezan za poslovnu promenu, odnosno da se trenutno mogu pregledati sve poslovne promene koje je izazvao određeni dokument.
• Objedinjava sve finansijsko‑materijalne tokove, uspostavljajući odnos prema kupcima, dobavljačima i ostalim partnerima od trenutka iniciranja do zaključenja posla, pa tako UniDocs Business Box prati proces od porudžbine kupca pa sve do zatvaranja posla i konačne računovodstvene obrade svih ulaznih i izlaznih finansijskih i materijalnih dokumenata koji prate posao. Pri tome, dokumente kao što su porudžbina, predračuni i slično tretira kao deo planiranih finansijskih prihoda i rashoda i uzima ih u obzir u okviru analiza i izveštaja.
• Obezbeđuje sve alate i funkcionalnosti neophodne da se pored suštinskog upravljanja poslovno‑dokumentacionim procesima obave svi zakonom propisani poslovi obrade, sve do izrade bilansnih dokumenata, odnosno završnog računa preduzeća.
UniDocs Business Box pomera granicu i omogućava da korisnici ne koriste aplikaciju u kojoj obrađuju podatke sa dokumenata, već kreiraju ili evidentiraju same dokumente, a elektronski dokumenti sami vrše obradu poslovnih podataka koji su deo njihovog sadržaja.
Ovo je postignuto konceptom takozvanog „Poslovnog objekta“, koji je sa jedne strane prosto tip dokumenta kojim upravlja DM/WfMS, a sa druge aplikacija koja automatski vrši obradu podataka od značaja za ERP sistem. Na takav način je omogućeno da nijedna obrada ne podrazumeva unos podataka koji se već nalaze na dokumentima. Poslovi kao što je na primer računovodstvo sada predstavljaju pregled, verifikaciju i overu već ranije automatski pripremljenih stavki.
Poslovni objekti UniDocs Business Box‑a omogućavaju da se, umesto dostavljanja gotovih dokumenata nekome ko izvršava njegovu obradu u okviru ERP sistema svaki podatak obrađuje u toku pripreme, izrade i overe samog dokumenta. Oni se u sistemu ponašaju kao i svaki drugi dokument, odnosno razmenjuju se između radnih mesta shodno poslovnom procesu, međusobno grupišu, povezuju i slično.
UniDocs Business Box svoj razvojni put nije započeo kao računovodstveni sistem već kao sistem koji upravlja kompletnim poslovnim procesima, što znači da obuhvata i dokumente i podatke koje računovodstvena obrada ne tretira. Zbog toga modul Poslovne Inteligencije jedinstveno analizira planske, tekuće i završene poslovne promene, pa se tako mogu vršiti i analize kao što je predviđanje likvidnosti u budućnosti i slično.
UniDocs Business Box predstavlja skalabilan i modularan sistem, što omogućava fazno uvođenje i stalno praćenje rasta firme, odnosno njene poslovne operacije. Pojedini moduli se mogu uvoditi i odvojeno, uz mogućnost integracije sa postojećim IT podsistemima, ukoliko ih preduzeće poseduje od ranije.
Sama činjenica da nabavkom UniDocs Business Box korisnik dobija i ERP i DM/WfM sistem u okviru jedinstvene instalacije značajno smanjuje nabavnu cenu. Ako se u obzir uzme i činjenica da nema integracije dva ili više sistema, da je održavanje jedinstveno, te da je i sama obuka jedinstvena, onda je jasno da je uvođenje i eksploatacija UniDocs Business Box znatno povoljnije, jednostavnije i brže rešenje od uvođenja ERP sistema, uz koji se odvojeno mora nabaviti i sa njime dodatno integrisati DM/WfMS.
Ako tome svemu dodamo da, zbog akcije „Jedan dinar menja sve“ koja traje do 01. decembra ove godine, sve to možete nabaviti još mnogo povoljnije, pravo vreme za uvođenje UniDocs Business Box sistema je sigurno baš sada.
OSA Računarski inženjering,
