Poslovne promene: Elektronske fakture u SEF‑u

U drugom kvartalu ove godine očekujemo Zakon o elektronskom fakturisanju, koji će doneti novine važne za poslovanje svake firme. Umesto direktno, fakture za isporučenu robu i izvršene usluge će se slati kroz centralni sistem nazvan SEF. Procedura će najpre važiti za državne, a onda i za sve firme u PDV sistemu. Biće, dakle, neophodne promene u poslovnom softveru.

Faktura je centralni dokument u poslovanju jedne firme. Kada firma isporučuje neku robu ili uslugu drugoj firmi, dužna je da ispostavi i fakturu (koristi se i termin račun, a povremeno i „račun-otpremnica“, kada se faktura šalje uz robu), na kojoj će se videti elementi te transakcije, a pre svega imena firmi koje učestvuju u transakciji, kratak opis robe odnosno usluge, cena, eventualni popusti, porez, datum prometa robe i usluga i detalji o plaćanju. Ta faktura postaje deo knjigovodstvene evidencije obe strane koje su učestvovale u transakciji. Na osnovu fakture nastaje poreska obaveze po kojoj firme uplaćuju PDV ili, pod određenim uslovima, traže povraćaj PDV‑a.

Život jedne fakture

Ovde se bavimo pitanjem kako se faktura dostavlja. „Vekovima“ je metod bio sasvim prirodan – ispisana na papiru. Propisano je koje elemente faktura mora da sadrži, ali njena forma nije propisana, dakle firma je pravi prema sopstvenim estetskim kriterijumima. Nekada je faktura pisana rukom ili kucana na mašini, a danas izlazi iz poslovnog softvera i otiskuje se na štampaču. Faktura je zvanični dokument koji ne sme da se menja – ako nekome izdate fakturu a on vam, recimo, ne plati, ne smete tek tako da pocepate fakturu i zaboravite na čitavu transakciju, pošto je ona proizvela poresku obavezu. Postoje načini da se ispravi greška u fakturi, kroz posebni dokument koji se zove knjižno pismo, ali se time ovde nećemo baviti. Suština je da je faktura (kao i pomenuto knjižno pismo) zvanični dokument koji se obavezno čuva najmanje 10 godina, u skladu sa rokovima predviđenim zakonom.

Fakture više neće biti nezavisni dokumenti koji putuju između prodavca i kupca, već će taj proces teći preko posrednika nad kojim će država imati kontrolu, i koji će čuvati kopije svega na mestu kome se veruje

Faktura se priloži uz robu ili se šalje poštom, pri čemu duplikat ostaje u arhivi prodavca. U novije vreme je slanje poštom postalo neracionalno, pa se faktura, obično u PDF formatu, šalje elektronskom poštom, uz čuvenu formulaciju „ovaj račun je važeći bez pečata i potpisa“. Zašto PDF ne bi bio digitalno potpisan i tako zaštićen od svake eventualne zloupotrebe? Praksa je pokazala da se ljudi još ne snalaze sa elektronski potpisanim dokumentima, kao i da nastaju problemi kada je dokument potpisan digitalnim sertifikatom koji jednom neminovno istekne – da li je onda taj digitalni potpis validan? Evropska unija je u nekom trenutku zahtevala digitalno potpisivanje, ali je 2010. ta obaveza ukinuta, a po našem zakonu digitalni potpis nije obavezan, mada je dopušten.

Uz sve sisteme za upravljanje dokumentima, primalac će najverovatnije PDF odštampati, mada je dužan da ga čuva i u originalu, kao fajl, najmanje 10 godina. Pošto manje‑više svi koriste neki poslovni softver, potrebno je da se podaci o fakturi unesu u njega, što se najčešće svodi na prekucavanje, dakle nepotreban posao – podaci već postoje u računarski čitljivoj formi. Zato bi bilo veoma zgodno da se uz PDF dostavi XML dokument koji će sadržati sve relevantne podatke sa fakture, i da se taj dokument „usisa“ direktno u poslovni softver. Javlja se problem međusobne kompatibilnosti poslovnih programa raznih firmi – fakturisanje je u ovom trenutku „privatni posao“ koji se obavlja između prodavca i kupca.

Ta privatnost faktura doprinosi očuvanju poslovnih tajni, ali ne čini državu baš srećnom. Kod eventualne kontrole se analiziraju brojni registratori puni faktura, pa je bilo kakva ozbiljnija provera ogroman posao i zato se obično uzima manji uzorak. Čak i tada je unakrsna provera (poređenje fakture kod dobavljača i kupca) težak posao. Elektronske fakture tu pružaju daleko više mogućnosti. Primera radi, u Bosni i Hercegovini je ove godine uvedeno da se, uz obračun PDV‑a, svakog meseca šalju i KUF i KIF (knjiga ulaznih i izlaznih računa) u CSV formatu, kako bi se moglo kontrolisati uklapanje kod izdavaoca i primaoca fakture.

U centralnom sistemu

Kao rešenje ovog problema u nekim zemljama se pojavljuje sistem „centralnog informacionog posrednika“ – proces slanja faktura teče preko posrednika nad kojim će država imati kontrolu, pa na taj način nadležni organi imaju precizan uvid u svaku izdatu i primljenu fakturu. Upravo je to i smisao predloženog Zakona o elektronskom fakturisanju. To nije neki magloviti plan za budućnost koji će biti sproveden „jednog dana“, već vrlo konkretan mehanizam propisan zakonom koji će najverovatnije biti donet u drugom kvartalu ove godine. Zakon bi trebalo da počne da se primenjuje od 1. jula ove godine za državne firme, a od 1. januara 2022. godine za sve ostale kompanije u sistemu PDV‑a. Moguća su, kao i obično, pomeranja ovih rokova.

Na osnovu podataka iz nacrta Zakona, fakture će se razmenjivati posredstvom Sistema elektronskih faktura (SEF) kojim upravlja Ministarstvo finansija, odnosno njegova služba nazvana Centralni informacioni posrednik. To će biti javno dostupan servis preko koga će, kada sve postane funkcionalno, svaki subjekt moći da pošalje fakturu drugom subjektu, pri čemu se ta faktura čuva u SEF‑u. Format fakture će biti usklađen sa domaćim standardom elektronskog fakturisanja koji je propisan juna 2020. godine u okviru Pravilnika o načinu i postupku registrovanja, evidentiranja i dostavljanja elektronskih faktura, formatu elektronskih faktura, kao i načinu i postupku prihvatanja i odbijanja elektronskih faktura (skraćeno: Pravilnik o elektronskim fakturama) – koristiće se, dakle, XML format UBL 2.1. Uz XML zapis fakture biće omogućeno i slanje raznih priloga u proizvoljnom formatu. Tako će deo e‑fakture moći da budu i specifikacije, izveštaji ili tehnička dokumentacija.

Slanje faktura preko SEF‑a biće obavezno za firme uključene u sistem PDV‑a i opciono za privredne subjekte koji nisu obveznici PDV‑a. Softverske firme će za slanje e‑faktura koristiti API, što će omogućiti slanje faktura direktno iz poslovnog softvera. Korišćenje sistema biće potpuno besplatno. API bi trebalo da bude objavljen tokom marta ove godine, da bi SEF proradio punom snagom od 1. jula, kao obavezan za sve državne firme. Po najavama, SEF će imati i Web portal na kome će biti omogućeno slanje i prijem e‑faktura, što može biti dobro rešenje za manje firme koje ne koriste poslovni softver koji podržava SEF API.

SEF će se koristiti preko javno dostupnog API‑ja, koji bi trebalo da bude objavljen tokom marta. SEF će proraditi punom snagom od 1. jula, kao obavezan za sva pravna lica čiji je vlasnik država

Kada se radi o privatnim kompanijama, uvode se provajderi za e‑fakture, takozvani informacioni posrednici, koji mogu da da preuzmu od firme generisanje, razmenu i čuvanje e‑faktura. Da nema državnog servisa, to bi zaista bio najbolji način da se firme „povežu“ i razmenjuju fakture – posle slanja fakture vidite da li je ona primljena i da li ju je druga strana prihvatila odnosno odbila, te kada se to desilo. Ako nastupi neki problem, postoji dokaz da je faktura poslata i primljena, a obezbeđeno je i čuvanje faktura.

Sa druge strane, zašto bi neko posebno plaćao takvu uslugu kada državni servis omogućava besplatnu razmenu i skladištenje faktura? Zapravo, čak i kada se faktura šalje preko provajdera, ona odmah mora da se prosledi na SEF. Veoma je čudno što je predlogom zakona firmama u državnom vlasništvu eksplicitno zabranjeno da rade preko informacionih posrednika.

Manji PDV jaz

Kao obrazloženje predloga zakona pominje se usklađivanje sa propisima EU, interoperabilnost u prekograničnoj trgovini, ostvarivanje ušteda u poslovanju, pozitivan uticaj na životnu sredinu, povećanje pravne sigurnosti… No jasno je da je važan cilj borba protiv sive ekonomije odnosno, kako je to moderno reći, smanjenje „PDV jaza“ (VAP gap), razlike između teorijski mogućih i stvarno prikupljenih prihoda od PDV‑a.

Sa negativne strane, pojavljuje se problem poverljivosti podataka, pošto su mnoge transakcije između firmi, a svakako i cene koje su iskazane na fakturama, u domenu poslovne tajne. Bilo je mnogo slučajeva „curenja“ podataka iz javnih registara, pa se opravdano postavlja pitanje kako će ove osetljive informacije biti zaštićene. Radi se o ogromnom broju faktura koje treba razmenjivati, pa mnogi privrednici izražavaju sumnju u efikasnost budućeg sistema, jer trenutno državni servisi često imaju probleme i to sa daleko manjim opterećenjem. Najzad, direktive EU traže da se sve firme ne uslovljavaju jednim standardom za fakturisanje, već da se standard primenjuje samo na državne kompanije.

Od zemalja Evropske unije, do sada su obavezne elektronske fakture sa centralizovanom evidencijom uvele Italija (od 2019. godine) i Mađarska (od 1. jula 2020. godine). Italija je zemlja koja je imala najveći nominalni iznos PDV jaza u 2018. godini u EU: 35,4 milijarde evra, što je oko 25% procenjenog PDV jaza na nivou EU (oko 140 milijardi evra). Ostaje da vidimo kako će se stvari kod nas dalje razvijati, ali je već sada jasno da će elektronske fakture biti jedna od centralnih poslovno‑informatičkih tema za 2021. i 2022. godinu.

Autori: Dejan Ristanović i Nenad Batoćanin