S papira i na papir
Manipulacija papirnim dokumentima, njihovo arhiviranje, dostupnost i kreiranje su velika troškovna stavka za svaku firmu. A usput je i efikasnost rada sa ovim obaveznim medijem za prenos informacija na niskom nivou. Ima li leka tome, to jest kako izabrati idealni DMS?
Ne ide drugačije, ma koliko se mi trudili – dokumentacija na papiru je i dalje neophodna, pa i obavezna. Ogromna količina papira je svuda oko nas. Većina posluži jednokratno i potom se zaturi u tamnim uglovima fijoka, registratorima na policama arhiva ili na dnu kante za otpatke. Uopšte gledano, manipulacija dokumentima je jedna od najbolnijih tačaka poslovanja svake firme: radi se o obaveznom, često zakonom propisanom vidu razmene i skladištenja informacija, a koji je pri tome skup i neefikasan.
Boljitak u pogledu smanjenja troškova i dostupnosti informacija je nadohvat ruke i ogleda se u primeni sistema za upravljanje dokumentima i upravljanja štampom. Ta dva sistema su toliko isprepletana i nadopunjuju jedan drugi da ne bi bilo loše reći da sačinjavaju dva komplementarna sistema koja opet čine jednu celinu: sistem za upravljanje, digitalizaciju i štampu dokumenata. Vredno razmišljanja i investiranja za banke, arhive, pravosuđe, zdravstvo, upravu… da pomenemo samo neke velike sisteme, ali i za male organizacije koje se bave na primer finansijskim uslugama ili advokaturom.
Štampa i malo više od toga
U početku sistemi za upravljanje štampom su bili upravo to: softver koji je pomagao da jednostavno uredite redove za štampu, pratite statuse štampača i proaktivno reagujete na probleme u radu, od onih banalnih kao što je nestanak papira u kaseti, do onih složenijih kao što su zamena dotrajalih uređaja ili planiranje redovnog održavanja. Softver se vremenom usložnjavao u pravcu boljeg i potpunijeg monitoringa uređaja, preko savršenijeg upravljanja redovima za štampu, do naprednih mogućnosti u pogledu obezbeđenja prava pristupa kako samim uređajima, tako i dokumentima koji su poslati na određeni štampač. Cilj je jasan: čuvanje privatnosti, odnosno bezbednost u pogledu dostupa informacijama.
Promene su vidljive i kada se govori o vrsti uređaja koje sistemi kontrolišu. Kako više niko i ne razmišlja ozbiljno o štampačima jer su ih zamenili multifunkcionalni uređaji, tako je i ovaj softver evoluirao pa sada kontroliše i poslove skeniranja, kopiranja ili slanja faksa. Odlika koja zna da prevagne kod izbora je mogućnost praćenja uređaja više proizvođača kroz jedan softverski paket. To je „osetljivo pitanje“ pošto svaki veliki proizvođač štampača za poslovnu primenu ima svoj softver koji jasno preferira matične proizvode, čineći ih „sposobnijim“ od konkurentskih. Pomake u pravcu lakše integracije više brendova štampača inicirali su nezavisni proizvođači ove klase softvera – nema ih mnogo, ali neki od njih imaju interesantna rešenja.
Ruku pod ruku sa softverom za upravljanje štampom ide i kompletna usluga u kojoj iznajmljujete kompletan servis štampe. Plaćate mesečnu nadoknadu, a provajder instalira i održava opremu i vodi brigu o statusu potrošnog materijala. To itekako olakšava celu stvar, a jeftino i efikasno rešenje skoro po pravilu podrazumeva i instalaciju adekvatnog softvera. Tek tu vas ne boli glava oko kvaliteta i dostupnosti štampe unutar firme.
Elektronski dokumenti
Kada su dokumenti već u elektronskom obliku, bez obzira na poreklo (program za obradu teksta, PDF, skenirana stranica papira, e‑mail) dobro je ako ga uredno smestimo, indeksiramo, dodelimo ključne reči i time ga učinimo lako, ili barem lakše dostupnim u budućim vremenima. Sama pretraga i pronalaženje adekvatnih informacija je za krajnje korisnike najvidljiviji deo onoga što DMS radi za nas, ali nikako jedini, pa u nekim slučajevima nije i najvidljiviji.
Moderni sistemi za upravljanje dokumentima treba da ispune nekoliko zahteva. Prvi zadatak je obezbeđenje mehanizma za pouzdano skladištenje i arhiviranje dokumenata. Podsećamo da se ovde radi o bilo kojoj vrsti elektronskih dokumenata tako da je potrebno obezbediti jedinstveni način skladištenja, a to su pre svega baze podataka. O arhiviranju retko kada razmišljamo na način koji ova aktivnost zaslužuje. Najčešće u strahu da nam nešto neće biti dostupno naprosto ništa ne arhiviramo i tako naš informacioni sistem bespotrebno usporavamo, poskupljujemo i činimo daleko glomaznijim nego što je to potrebno. Moderni DMS‑ovi imaju razvijeni sistem pravila za arhiviranje čime arhivirani dokumenti ne postaju nedostupni, nego ako se radi o nekim koji se čuvaju samo iz istorijskih razloga, vreme potrebno da nam budu dostupni je nešto duže.
Druga važna funkcija je upravljanje i kontrola verzijama dokumenta. Ukoliko nekom, na primer, Word dokumentu pristupamo kroz DMS i pritom ga promenimo, bez naše posebne aktivnosti biće sačuvana i prethodna verzija, odnosno onoliko prethodnih verzija koliko mi odlučimo da će se čuvati. I što je još važnije – sve su nam dostupne i sa važnim podacima o tome ko je i kada nešto dodavao, odnosno menjao.
Na red nam sada dolazi sposobnost da se odredi workflow. Ova reč nam malo zadaje probleme kada želimo da je prevedemo na srpski – recimo da je dobar kandidat izraz „radni tok“. Često ćete da pronađete kako je baš workflow najvažniji dobitak uvođenja DMS‑a u preduzeće. Niz pravila kojima određujemo šta se dešava sa dokumentom tokom njegovog životnog ciklusa i o tome se automatski obaveštavaju svi koji treba da budu upućeni u nastale promene, mogu da pozitivno promene radno okruženje. O tome da li su svi na vreme obavešteni i da se ne gubi dragoceno vreme, da ne govorimo. Finalni važan element koji ima svaki dobar DMS je kontrola prava pristupa. Važan je jer uvek i na svaki način bezbednost podataka treba da bude prioritet o kojem se ne diskutuje i koji se ne izbegava, ma koliko angažovanje od nas zahtevao.
Kuda po DMS
Večita tema u svakoj priči oko osavremenjivanja ili bolje rečeno boljeg iskorišćenja već uloženog u IT je traženje odgovora na pitanje „koliko će to da nas košta?“. Sve ima nekakvu cenu, pa čak i kada je (nominalno) besplatno. Da li ćete da platite zato što nećete da dobijete sve što vam je potrebno ili je potrebno više vremena da sve proradi zavisi od slučaja do slučaja. I ovde postoje DMS rešenja koja se promovišu kroz open source zajednicu o konkretnim imenima i mogućnostima proizvoda nećemo ovom prilikom. A i nema neke potrebe jer o svim na internetu ćete da pronađete sijaset informacija.
Dobro polazište može da bude neki od Office 365 planova koji uključuje SharePoint platformu koja omogućava razvoj DMS‑a. Takav sistem možda nikada neće pružiti ono što pružaju najbolji posebno razvijeni programski paketi, ali za početak po razumnoj ceni i sa malim stresovima koje donosi svaka implementacija novih tehnologija, dobar je način da se krene ka svetu uređenih dokumenata.
Za sve koji imaju ozbiljne namere ili su suočeni sa ozbiljnim problemima kada je upravljanje dokumentima u pitanju imamo dobre vesti. Pored ERP‑ova, raznih poslovno‑informacionih sistema, knjigovodstvenih programa i sličnih, DMS rešenja su prilično česta u ponudi domaćih IT preduzeća. I to kako kroz partnerski program sa nekim od stranih proizvođača, tako i kroz sopstvena rešenja od kojih neka ni malo ne zaostaju za svetom. U svakom slučaju, i na ovom polju kada krenete u razgledanje, toplo vam preporučujemo da pogledate domaće proizvode. Vredi uloženog vremena i truda!
Milan Bašić
