UniDocs Business Box

UniDocs Business Box je sistem koji daje novo značenje skraćenici ERP.

Uređeno poslovanje podrazumeva nekoliko ključnih aspekata, standardizovane i opisane poslovne procese, dokumente s jasno određenim aktivnostima na svakom radnom mestu i uređene i održavane jedinstvene evidencije na kojima počiva poslovanje. Oni predstavljaju jedinstvenu celinu, ne treba ih posmatrati odvojeno niti ređati po važnosti.

Ako se poslovanje shvati na ovaj način, upravlja se poslovnim procesima, tačno se određuje koji dokumenti se na koji način obrađuju u aktivnostima poslovnih procesa, kao i koji poslovni podaci se nalaze na kom dokumentu i u kakvim je odnosima dokument i poslovna promena sa osnovnim evidencijama. Savremeni ERP mora da obezbedi ovakvo upravljanje poslovanjem, kada računovodstvo predstavlja samo jedan način opisivanja, prikazivanja i analiziranja dela poslovnih podataka. Poslovanjem se upravlja u svakom trenutku, a ne na osnovu računovodstvenih izveštaja koji opisuju nešto što se već ranije dogodilo. Ispravke i promene na osnovu trenutnih poslovnih parametara moraju se vršiti u svakom momentu.

UniDocs Business Box je konceptualno jedinstven programski sistem zasnovan na navedenim principima integralnog upravljanja poslovanjem. Briše granice između ERP, CRM, DMS, BI, WfMS i ostalih skraćenica i definicija i dosledno sprovodi ideju integrisanog upravljanja svim poslovnim procesima, poslovnim dokumentima i poslovnim promenama. Kod njega poslovne promene predstavljaju znatno širi skup od računovodstvenih, a svaka promena i dokument ulazi u poslovne analize i izveštaje, bez obzira na to da li je proknjižena ili nije. Zbog toga, on predstavlja jedan od retkih sistema u kojima poslovne analize rade i u slučaju da se računovodstveni modul uopšte i ne koristi, odnosno da se poslovne promene i ne obrađuju računovodstveno.

Modularnost, prilagodljivost i činjenica da je sastavni deo Business Box-a i programski sistem za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima (Document & Workflow Management System) – UniDocs, njegovim korisnicima daje jedinstvene mogućnosti i perspektive za povećanje efikasnosti poslovnih procesa i suštinsko upravljanje poslovanjem.

Sistem se lako uklapa u organizaciju i poštuje tok poslovnih procesa, deleći poslove među radnim mestima na najprirodniji i efikasniji način. Svaki učesnik u procesu radi samo ono što mu je posao, nadležnost i odgovornost. Svako radi sa inteligentnim poslovnim dokumentima, a podaci sa njih automatski ulaze u jedinstvenu bazu podataka i formiraju poslovne promene koje ostaju potpuno „svesne” dokumenta s kog potiču. Sistem sve vreme vodi računa o karakteru i vrsti poslovne promene, te poslovne promene koje pripadaju grupi računovodstvenih automatski priprema za knjiženje u skladu sa zakonskom regulativom.

UniDocs Business Box obezbeđuje uređene, deljene i održavane jedinstvene evidencije partnera, proizvoda i usluga, sredstava, zaposlenih i ostalih činilaca poslovanja. Ujedno obezbeđuje i sve vrste analiza i izveštaja u realnom vremenu i bez potrebe za dodatnim obradama ili bilo kakvim drugim intervencijama na podacima. Fleksibilno klasifikovanje i mogućnost grupisanja poslovnih promena obezbeđuje mogućnost jednovremenog analiziranja i praćenja poslovanja s raznih aspekata. U svakom trenutku i bez posebne pripreme sistema, moguće je dobiti trenutnu sliku poslovanja sa aspekta likvidnosti ili bilansa, moguće je prihode i troškove, odnosno efikasnost poslovanja, analizirati sa aspekta proizvođačkih, internih ili organizacionih klasifikacija.

Upravljanje proizvodnjom

Otvorenost, modularni koncept i razvojno okruženje UniDocs Business Box obezbeđuju stalno širenje broja modula i područja primene sistema. Verzija 3 donosi bitne nove funkcionalnosti sistema. Posebno važno proširenje i unapređenje jeste upravljanje proizvodnjom, tokovima materijala i poluproizvoda s praćenjem šarži i pojedinačnih komada, praćenjem stvarnih i poređenjem s planskim utrošcima, kao i monitoring stanja pojedinačnih proizvodnih ciklusa. Obezbeđena je potpuna povezanost procesa u prodaji, proizvodnji i nabavci, kao i integracija s računovodstvom.

Podržan je ukupan skup procesa, od ponude i potvrde porudžbine, preko formiranja tehnoloških postupaka, aktiviranja radnih naloga, sve do nadgledanja i analiziranja učinaka i efikasnosti proizvodnje u svakom njenom delu. Pogonsko knjigovodstvo predstavlja samo jedan pogled na podatke nastale kroz upravljanje proizvodnjom, a ne nekakav dodatni posao službe računovodstva.

Pored novih modula, neprekidno se proširuje i funkcionalnost postojećih, i tako pokriva upravljanje znatno širim segmentom različitih poslovnih procesa od osnovnog skupa koji tradicionalno pripada ERP sistemima.

Prilikom razvoja svakog modula vodilo se računa o savremenim zahtevima, pa je tako čitav sistem posebno pripremljen i usklađen sa zahtevima standarda i preporukama, kao što su ISO standardi serije 9000, 27.000, 20.000, itd. Funkcijama sistema UniDocs Business Box omogućava se lako i jednostavno zadovoljavanje svih zahteva standarda, a preduzeće i njegovo rukovodstvo rasterećuje zahteva za posebnim praćenjem primene i velike pripreme za resertifikaciju poslovnog sistema.

Stvarno upravljanje procesima

U svakom segmentu upravljanja poslovanjem, UniDocs Business Box omogućava najširi mogući kontekst i ne ograničava evidencije i upravljačke mehanizme samo na zakonom propisane već obezbeđuje da se svim segmentima poslovanja upravlja suštinski. Već na prvi pogled na module za upravljanje prodajom, kadrovima, sredstvima, itd. jasno je da oni obezbeđuju obavljanje aktivnosti svih izvršilaca u poslovnim procesima, vođenje tehnoloških osobina i drugih odrednica značajnih za planske aktivnosti, kao i generisanje alarma za pokretanja aktivnosti (nabavka, redovni servisi, provera znanja, itd). Zato sistem omogućava stalni nadzor i uvid u tekuće aktivnosti, u stanja i parametre poslovanja, kako sa finansijskog, tako i materijalnog, kadrovskog, organizacionog i drugih aspekata od interesa za upravljanje preduzećem.

Planiranje i predviđanje, zasnovano na najdetaljnijem analitičkom pogledu i trenutnom, stvarnom stanju poslovanja, utkano je u samu osnovu sistema. UniDocs Business Box kroz mogućnost kombinovanja tekućeg materijalnog i finansijskog stanja s praćenjem tekućih i planiranih ugovora, i predviđenim periodičnim troškovima može obaviti i najsloženije analize, kao što je predviđanje likvidnosti u budućnosti ili bilansno stanje za određeni trenutak, koje mogu biti od presudne pomoći pri donošenju strateških i taktičkih poslovnih odluka, koje menadžeri donose u dinamičnim uslovima poslovanja i kriznim situacijama.

Mnogo kvaliteta uz mala ulaganja obezbeđeno je time što korisnik sistema UniDocs Business Box bez doplate dobija i upravljanje poslovanjem (ERP), dokumentima (DMS), poslovnim procesima (WfMS), a takođe podršku odlučivanju (BI) i još mnogo toga. Pored niske cene sistema, standardno i jednostavno korisničko okruženje obezbeđuje lako prihvatanje i kratku obuku korisnika, a otvorenost i dokumentovanost sistema visok nivo nezavisnosti od proizvođača i isporučioca softverskog rešenja.

Kompletan programski kod, kao i ugrađena poslovna logika, neprekidno se inoviraju i usklađuju sa savremenim konceptima arhitekture softvera i korisničkog interfejsa. Zato UniDocs Business Box nema ograničenja zbog zastarelih softverskih tehnologija ili poslovne prakse starijeg datuma, već omogućava lako povezivanje s drugim programskim sistemima i prilagođavanje posebnim potrebama konkretnih korisnika.

Izuzetno otvorena arhitektura i bogato razvojno okruženje (API), kao i veliko iskustvo proizvođača i njegovih partnera, obezbeđuju ispunjenje zahteva koje u današnjim uslovima imaju preduzeća i državni organi. Sveobuhvatna rešenja implementiraju se u kratkim rokovima, uz ograničena ulaganja.

UniDocs Business Box je proizvod domaće softverske industrije, pa mu lokalizacija, prevođenje i prilagođavanje domaćoj regulativi nisu potrebni. Srpski je osnovni jezik, a podrška ćirilici i latinici, kao i drugim jezicima, potpuna je i konkurentna.

Boris Damjanović

(Objavljeno u časopisu PC#221)