Uslovno formatiranje u Excel izveštajima

Conditional Formatting je opcija koja se nalazi u Home ribonu, a omogućava da formatiramo sadržaj ćelija ili opsega u skladu sa zadatim kriterijumom. On se uvek svodi na iskaz koji vraća vrednost TRUE ili FALSE, te omogućava primenu uslovnog formatiranja ili zadržavanje postojećeg izgleda. Definiše se u odnosu na zadati opseg, a pravila uslovnog formatiranja pamte se na nivou svakog radnog lista…

Preduslov za primenu uslovnog formatiranja je izbor ćelije ili opsega. Zatim se u Home ribonu, u okviru menija Conditional Formatting, bira neka od grupa opcija.

Prva grupa se zove Highlight Cell Rules i ona se koristi za definisanje zadatog formata ćelije ili grupe ćelija koje zadovoljavaju određeni uslov u odnosu na vrednost podataka. Pod ovim se najčešće podrazumeva da će one biti prikazane drugačijom bojom teksta i pozadine u odnosu na ostale ćelije (npr. crven tekst na roze pozadini), mada se ostavlja mogućnost korisniku da sam odabere format prikaza. Uslovi koje je moguće zadati su: veće od zadate vrednosti (Greater Than), manje od zadate vrednosti (Less Than), između dve vrednosti (Between), jednako (Equal To). Ovi uslovi se odnose na to kada sadržaj ćelije čine brojevi. Ukoliko je sadržaj ćelije tekst, moći ćemo da zadamo uslov na osnovu teksta koji ćelija sadrži (Text That Contains); ukoliko je sadržaj datum, moći ćemo da zadamo uslov na osnovu datuma događaja (Date Occuring). Takođe, u ponudi je i opcija za označavanje vrednosti koje se ponavljaju (Duplicate Values).

Druga grupa opcija zove se Top/Bottom Rules i ona se koristi za uslovno formatiranje najmanjih ili najvećih vrednosti ćelija iz odabranog skupa na osnovu zadatog kriterijuma. U ponudi su opcije: najboljih deset (Top Ten Items), najboljih 10% (Top 10%), najlošijih deset (Bottom Ten Items), najlošijih 10% (Bottom 10%), iznad proseka (Above Average) i ispod proseka (Below Average). Slede još tri još grupe opcija za uslovno formatiranje koje se odnose na sve ćelije u okviru selektovanog opsega. To su: trake (Data Bars), skale boja (Color Scales) i skupovi ikona (Icon Sets).

Data Bars omogućava da za odabrani opseg ćelija kreiramo mini grafikone, prikazane u vidu traka (Bar Chart), koji će se pojaviti u pozadini svake ćelije. Za njih možemo da zadamo boju i stil popunjavanja. Color Scales grupa opcija omogućava da obojimo pozadinu ćeija na bazi zadatog kriterijuma, što ukazuje na rast ili opadanje vrednosti prema bojama koju pozadine ćelija imaju. Ovaj vid prikaza u statistici se obično sove Heatmap. Icons Sets opcija omogućava da prikažemo trendove promene vrednosti ćelija pomoću ikonica koje će se pojaviti levo od vrednosti u ćeliji.

Svaki put kada izaberemo neku od opcija uslovnog formatiranja mi ustvari kreiramo novo pravilo koje se odnosi na zadati opseg. Klikom na opciju New Rule, u okviru menija Conditional Formatting, možemo ručno da kreiramo novo pravilo zadavanjem kriterijuma ili pomoću formule. Clear Rules je opcija koja se koristi za uklanjanje jednog ili više pravila, a Manage Rules služi za modifikaciju pravila uslovnog formatiranja.