DMS i ECM – evolucija u upravljanju sadržajima koja teče

Ukoliko pogledamo unazad, prisetićemo se mnogobrojnih godina tokom kojih su se DMS (Document Management Systems – sistemi za upravljanje dokumentacijom) rešenja iz domena ekstravagantne softverske inovacije postepeno pretvarala u nužnost koju treba da poseduje svaka kompanija.

Digitalna transformacija biznisa ispostavila se kao dobar katalizator uvođenja DMS i ECM rešenja. Evolucija DMS poslovnih rešenja bila je uslovljena kako internim (svest o postojanju potrebe), tako i eksternim okolnostima (objektivne, stalno narastajuće potrebe), da bi svoju potvrdu konačno dobila naglim ubrzanjem procesa digitalne transformacije u poslovanju, gde je eventualno poricanje postojanja tih okolnosti uzrokovalo konkretne štete po organizaciju koja bi se opirala evoluciji.

I tek što je tržište i kod nas konačno usvojilo DMS koncept, pre desetak godina počela su da se šire prva ECM rešenja. S tim u vezi, pojavile su se dileme i nedoumice u čemu se sastoje razlike između DMS i ECM solucija i da li kompanija može i treba da implementira oba tipa rešenja ili samo jedno.

DMS – softver za upravljanje internom dokumentacijom organizacije

Sistem za upravljanje dokumentacijom (DMS) predstavlja softver namenjen organizacijama pomoću kojeg one skladište, prate kretanje i upravljaju svojom dokumentacijom u elektronskom formatu. DMS softver zapravo služi za efikasno pohranjivanje, modifikovanje i preuzimanje elektronskih dokumenata u raznim (strukturiranim) oblicima: tekstualnih fajlova, poslovnih tabela i drugih.

Prvi DMS sistemi korišćeni su mahom za rudimentarnu digitalizaciju papirnih/fizičkih dokumenata (u vidu optičkog skeniranja, sa OCR obradom ili bez nje) i njihovo kasnije skladištenje u vidu fajlova, dok današnji DMS softveri pružaju i mnoge napredne funkcionalnosti, a u skladu sa činjenicom da se savremeno vođenje poslovanja obavlja u digitalnom formatu.

Korisnicima DMS-a su na raspolaganju mnogobrojne funkcionalnosti, poput kontrole verzija dokumenta – mogućnosti da korisnici imaju uvid u sve prethodne verzije i izmene pojedinog dokumenta; rollback funkcije koja podržava preuzimanje neke od starijih verzija dokumenta u slučaju da je njegova naknadna izmena bila pogrešna ili nepoželjna ili Check-in/Check-out i Locking – funkcionalnosti kojima se obezbeđuje integritet dokumenta kojem više korisnika pokušava da pristupi istovremeno, uz čuvanje informacija koji korisnik je izvršio koje izmene na njemu.

Jedna od bitnih razlika između DMS i ECS tipova rešenja tiče se skalabilnosti i lakoće i brzine implementacije. DMS je nešto što bi svaka organizacija trebalo da ima. ECM zahteva viši nivo ekspertize korisnika (obuku) i dužu vremensku liniju uvođenja!

Ovo su samo neke od karakteristika savremenih DMS rešenja. Sva ona su osposobljena za potpuno i optimizovano upravljanje dokumentacijom, u šta spada akvizicija dokumenata (skeniranje i digitalna obrada fizičke dokumentacije, odnosno upload elektronske), automatsko, ručno ili kombinovano kreiranje metapodataka, čime se olakšava pretraga, integracija s drugim sistemima i platformama, validacija i provera kompletnosti dokumenata i njihova indeksacija.

Preuzeti dokumenti se skladište na lokalnim serverima ili na cloud-u, odakle se po želji pretražuju, pregledaju, preuzimaju, menjaju ili distribuiraju elektronski ili kao fizička kopija, u skladu sa ovlašćenjima i potrebama pojedinih DMS korisnika.

ECM – korak više od DMS-a

Sistemima za upravljanje kompanijskim sadržajima (Enterprise Content Management – ECM) organizacije idu korak dalje, u skladu s potrebama novog vremena gde su eksterni (Web) sadržaji najmanje podjednako važni koliko i interni.

ECM predstavlja komplet alata i procesa kojima se skladišti, upravlja, obrađuje i pretražuje celokupan sadržaj pod kontrolom organizacije (interni i eksterni).

Ako bismo ih poredili, mogli bismo prvo reći da je DMS softver, a ECM zbir alata i procesa. Osim toga, ECM je „šira verzija” DMS-a koja u odnosu na njega nudi više funkcionalnosti: DMS-om prevashodno skladištimo, pratimo i upravljamo elektronskim dokumentima organizacije, dok ECM-om skladištimo i procesuiramo kompletan sadržaj u vlasništvu kompanije, upravljajući istovremeno i radnim procesima unutar nje. ECM je, dakle, DMS „na steroidima”.

Koji tip rešenja je odgovarajući?

Jedna od bitnih razlika između ovih dvaju tipova rešenja tiče se skalabilnosti i lakoće i brzine implementacije. DMS je nešto što bi praktično svaka organizacija (uključujući i mikropreduzeća) mogla i trebalo da poseduje. ECM sa svoje strane zahteva viši nivo ekspertize korisnika (tj. njihovu obuku), dužu vremensku liniju uvođenja i složenije održavanje, te je stoga optimizovan za veće poslovne sisteme. Shodno tome, i troškovi implementacije ECM rešenja su veći nego kod DMS-a.

Sličnosti DMS i ECM rešenja:

Oba rešenja koriste SaaS tehnologiju

Njima se upravlja digitalnim dokumentima i sadržajima

Oba vrše i klasifikaciju neorganizovanih podataka

Podržavaju version control funkcionalnost

Obezbeđuju povrat izgubljenih podataka

Još jedna od bitnih razlika je podržavanje različitih tipova dokumenata – DMS se odlično „snalazi” sa strukturiranim podacima kakvi su oni upakovani u Word fajl ili PDF. ECM je u stanju da adekvatno barata i strukturiranim, ali i nestrukturiranim setovima informacija poput slika, grafičkih i video sadržaja, e-mail poruka, Web sadržaja itd.

Imajući ovo u vidu, možemo da kažemo da organizacija instalacijom DMS softverskog rešenja izlazi iz papirnog i ulazi u digitalni svet, dok je ECM korak dalje kojim se preuzima organizovana kontrola i upravljanje svim sadržajima organizacije, uključujući i onima koji su na Web-u.

Da li bi organizacija trebalo da se opredeli za implementaciju DMS ili ECM rešenja zavisi od više kriterijuma: veličine kompanije, opšteg obima poslovanja, a naročito od intenziteta i obima dokumentacije koju kreira, bilo interno bilo eksterno (na Web-u).

Obe vrste rešenja pospešiće produktivnost, povećati efikasnost u radu, smanjiti utrošak vremena i operativne troškove, uz ukupno optimizovanje internih procesa rada. U uslovima oštre tržišne utakmice, pitanje: „Da li nam je to potrebno” zamenilo je pitanje: „Šta nam je od ponuđenog tačno neophodno”?

Autor: Dušan Katilović