Epson: Digitalno arhiviranje bez dodatnih troškova

Integracija papirnih dokumenata u poslovne procese za mnoge kompanije je obiman proces koji je teško izvesti. Da bi olakšao digitalno arhiviranje, Epson je razvio Document Capture Suit sistem za menadžment dokumenata koji na brz i lak način prebacuje kilograme papira u megabajte u cloud‑u

Iako mo­der­ne kom­pa­ni­je pre­fe­ri­ra­ju di­gi­tal­nu po­slov­nu ko­mu­ni­ka­ci­ju, broj­na do­ku­men­ta još su dos­tu­pna is­ključivo u pa­pir­nom i­zda­nju. Kom­bi­no­va­nje kla­sičnog pris­tu­pa ar­hi­vi­ra­nju do­ku­me­na­ta i di­gi­tal­nog čuva­nja po­da­ta­ka pred­stav­lja ve­li­ki iza­zov, na­ročito ako je reč o ve­li­koj papirologiji. Re­še­nje ovog pro­ble­ma pred­stav­lja di­gi­tal­no ar­hi­vi­ra­nje ko­je uvo­di ma­ni­pu­la­ci­ju do­ku­men­ti­ma u di­gi­tal­nu eru.

Pa­pir­na do­ku­men­ta du­go su bi­la je­di­ni način ar­hi­vi­ra­nja in­for­ma­ci­ja. Vre­me­nom se ra­zvi­la efi­ka­sna al­ter­na­ti­va ko­ja ne sa­mo što olak­ša­va pro­ces već ga i vi­šes­tru­ko po­je­fti­nju­je. O­bra­da i čuva­nje do­ku­me­na­ta sa­da se vrše elek­tron­ski, ko­rišćenjem na­pre­dnih so­ftver­skih re­še­nja, uz od­go­va­ra­juću kom­pju­ter­sku o­pre­mu.

Na taj način kre­ira­ju se elek­tron­ski ma­ga­ci­ni gde se čuva­ju do­ku­men­ta ko­ja ni­kad neće bi­ti za­gu­blje­na ili o­štećena. So­ftver je tu da po­mo­gne da se us­pe­šno kom­bi­nu­je elek­tron­ska i kla­sična do­ku­men­ta­ci­ja ka­ko bi se što lak­še oba­vio kom­ple­tan pre­nos na mo­der­no po­slo­va­nje bez pa­pi­ra. S ra­zvo­jem te­hno­lo­gi­je ra­zvi­jao se i sis­tem na­pre­dnog ar­hi­vi­ra­nja. Ovaj sis­tem mo­der­nog in­te­gri­sa­nja pa­pir­ne do­ku­men­ta­ci­je u po­slov­no o­kru­že­nje zo­ve se Document Management System (DMS).

Šta je DMS?

Sis­tem po­znat kao DMS naj­bo­lji je način da se efi­ka­sno osav­re­me­ni po­slo­va­nje kom­pa­ni­je ko­ja za­vi­si od broj­ne do­ku­men­ta­ci­je u kla­sičnom o­bli­ku. Document Management System pred­stav­lja skup pro­ce­sa ko­ji pra­te, re­gis­tru­ju i čuva­ju do­ku­men­ta­ci­ju. Većina sis­te­ma ove vrste mo­že da čuva vi­še ver­zi­ja do­ku­me­na­ta ko­je je kre­irao ko­ri­snik. Ipak, glav­na ulo­ga ovih sis­te­ma je mo­gućnost brzog i kva­li­te­tnog ske­ni­ra­nja do­ku­me­na­ta ka­ko bi se ona sačuva­la u di­gi­tal­noj for­mi. Ra­zlo­zi za di­gi­tal­no ar­hi­vi­ra­nje su vi­šes­tru­ki.

S je­dne stra­ne, reč je o je­dnos­tav­nom sma­nje­nju tro­ško­va pre­las­kom na di­gi­tal­na do­ku­men­ta. S dru­ge stra­ne, na taj način pos­pe­šu­je se bri­ga o do­ku­men­ti­ma ko­ja vi­še ne za­uzi­ma­ju sil­ne kva­dra­tne me­tre u kom­pa­ni­ji, već sa­mo me­ga­baj­te na ser­ve­ru. Na taj način lak­še je doći do spe­ci­fičnih do­ku­me­na­ta, olak­ša­va se ko­rišćenje, ali i o­gra­ničava­nje pris­tu­pa za­po­sle­ni­ma u slučaju da je reč o po­ver­lji­vim do­ku­men­ti­ma. Ovaj pro­ces čes­to mo­že bi­ti kom­pli­ko­van, zbog čega je Epson ra­zvio efi­ka­san sis­tem, Document Capture Suit, ko­ji se olak­ša­va pro­ces, a uz to je i bes­pla­tan.

E­fi­ka­sna bri­ga o do­ku­men­ti­ma

Epson Document Capture Suit pred­stav­lja sis­tem za praćenje, ko­rišćenje i ar­hi­vi­ra­nje do­ku­me­na­ta. Ovaj sis­tem o­smi­šljen je ne sa­mo da di­gi­ta­li­zu­je do­ku­men­ta­ci­ju već da je i be­zbe­dno ot­pre­mi u cloud. Na taj način faj­lo­vi su uvek na ras­po­la­ga­nju, dok je ma­ni­pu­la­ci­ja nji­ma vi­šes­tru­ko olak­ša­na.

Po­red u­slu­ge di­gi­tal­nog ar­hi­vi­ra­nja ko­ja po­dra­zu­me­va ske­ni­ra­nje do­ku­me­na­ta, Document Capture Suit pred­stav­lja za­o­kru­žen sis­tem jer bri­ne o us­pe­šnom ar­hi­vi­ra­nju do­ku­me­na­ta na cloud ser­vi­se. Ta­ko se čuva pri­ro­da, zbog značajno sma­nje­nog ko­rišćenja pa­pi­ra, ali se i do­da­tno obe­zbeđuje po­ver­lji­va do­ku­men­ta­ci­ja.

Ka­ko bi iza­šao u su­sret po­slov­nim ko­ri­sni­ci­ma, Epson svoj so­ftver­ski pa­ket za bri­gu o do­ku­men­ti­ma nu­di bes­pla­tno. Ko­rišćenjem Document Capture Suit re­še­nja, ko­ri­sni­ci su u mo­gućnos­ti da in­te­gri­šu prak­tično sve cloud ser­vi­se i sis­te­me za me­na­džment do­ku­me­na­ta. Je­dna od naj­bo­ljih oso­bi­na ovog pa­ke­ta jes­te la­koća ko­rišćenja.

So­ftver je ta­ko kre­iran da mo­gu da ga ko­ris­te svi, od ap­so­lu­tnog poče­tni­ka do na­pre­dnog ko­ri­sni­ka. Sis­tem nu­di broj­ne fun­kci­je za ske­ni­ra­nje do­ku­me­na­ta, po­put scan‑to‑cloud, FTP i Microsoft SharePoint.

Da bi se ko­ris­tio Document Capture Suit pa­ket, ni­je po­tre­bna ni­ka­kva obu­ka, jer Epson‑ov sis­tem ima in­tu­iti­van in­ter­fejs ko­ji je ve­oma la­ko sav­la­da­ti. Da bi se olak­ša­lo ko­rišćenje, kre­iran je na­pre­dni easy‑to‑use in­ter­fejs ko­ji na je­dnos­ta­van način do­no­si broj­ne na­pre­dne ka­rak­te­ris­ti­ke.

So­ftver ta­kođe po­drža­va sve po­pu­lar­ne for­ma­te faj­lo­va, u­ključujući BMP, JPEG, TIFF, PDF i PDF/A. Tu su i do­da­tne op­ci­je pre­po­zna­va­nja ele­me­na­ta pri­li­kom ske­ni­ra­nja, kao što je npr. bar‑kod. Do­da­tna op­ci­ja ko­ju nu­di Epson Document Capture Suit jes­te self developer kit ko­ji omo­gućava do­da­va­nje plug‑in‑ova u o­kvi­ru Document Management System‑a ili cloud ser­vi­sa ko­ji je oda­bran za po­slo­va­nje.

Ep­son Do­cu­ment Ma­na­ge­ment re­še­nja

Document Capture Suit pa­ket u­slu­ga nu­di broj­na re­še­nja ko­ja olak­ša­va­ju po­slo­va­nje i rad s do­ku­men­ti­ma. Do­da­tna po­go­dnost je i ve­li­ka kom­pa­ti­bil­nost s pos­to­jećim DMS i cloud re­še­nji­ma ko­je ne­ka kom­pa­ni­ja već ko­ris­ti.

Document Capture Pro Server je deo pa­ke­ta u­slu­ga na­me­njen kom­pa­ni­ja­ma ko­je tra­že na­pre­dne fun­kci­je ske­ni­ra­nja, de­lje­nja uređaja među ko­ri­sni­ci­ma i sek­to­ri­ma. Na taj način eli­mi­ni­še se po­tre­ba za in­sta­la­ci­jom so­ftve­ra na po­je­di­načne uređaje. Sve­uku­pno, Document Capture Pro pred­stav­lja o­dlično re­še­nje za kon­ver­to­va­nje broj­ne pa­pi­ro­lo­gi­je u elek­tron­sku for­mu na efi­ka­san, brz i lak način.

Document Capture Pro mo­že se ko­ris­ti­ti na ra­zne načine uz Epson po­slov­ne ske­ne­re. Ko­ris­teći mak­si­mal­no mo­gućnos­ti moćnih ske­ne­ra mo­guće je kon­ver­to­va­ti ve­li­ki broj stra­ni­ca i ta­ko pre­ba­ci­ti ve­li­ku ko­ličinu pa­pir­nih do­ku­me­na­ta u elek­tron­ski for­mat.
Ako že­li­te brzo i efikasno da se i­zbo­ri­te s ve­li­kom ko­ličinom do­ku­men­ta­ci­je, Epson Capture Suit sva­ka­ko je je­dno od na­je­fi­ka­sni­jih bes­pla­tnih re­še­nja.

Korisna adresa: www.ep­son.rs