Izgubljeni u dokumentima
Zatrpani smo gomilom papira, na diskovima su milioni fajlova. Sve potrebno, sve korisno… i sve nedostupno. Svi znamo poneki delić, a niko ne zna sve. Rešenje ove muke zove se DMS. Pri tom je ponuda DMS alata kod nas odlična.
Zakon kaže da je obaveza svakog preduzeća da određeni broj godina čuva svoju dokumentaciju, kako onu papirnu, tako i neke oblike elektronske dokumentacije. Ništa novo, ništa neobično i ništa specifično za našu zemlju – sasvim je slično svuda u svetu. Vremenom i rastom preduzeća dokumenti se neminovno gomilaju i polako ali sigurno postaju mrtvo slovo na papiru. Jer, ko ima vremena da se zavlači u arhivu i potroši silno vreme da pronađe potrebne informacije uskladištene „tamo negde u nekakvom registratoru“, kada se već previše vremena gubi i na pretragu ovih koji su u računaru?
Da ne pomislite kako vam opet predstavljamo nekakvu novotariju poput cloud‑a: na samom početku priče reći ćemo vam da se radi o jednoj od najstarijih korporativnih IT tehnologija. Začeci razvoja sežu u daleku 1980. godinu i prve pokušaje da se pomoću informacionih tehnologija upravlja gomilom papirne dokumentacije, tako neophodne i tako važne za svakodnevno poslovanje. Tada je kompletna poslovna korespondencija bila na papiru, a stizala je poštom i telefaksom. Često je jedan papir unutar kompanije počeo da se umnožava ne bi li se tako informacija razdelila svim zainteresovanim subjektima, a u toj gomili hartije važne stvari su neminovno nestajale. Način da se dokumenti uskladište u elektronskom obliku, kao i da se omogući bilo kakva smislena pretraga postali su veoma važni izazovi koje je trebalo rešiti.
I tako su decenijama razvijani i manje ili više uspešno primenjivani razni sistemi upravljanja papirnom dokumentacijom, a posao sa skenerima i programima za optičko prepoznavanje teksta su bili dobar izvor zarade. Danas su se stvari promenile, a akcenat je na drugoj strani – na dokumentima kreiranim na računaru, bez obzira na njihovu vrstu i poreklo. Naravno, ni oni papirni nisu zaboravljeni, ali ih je danas procentualno manje, pa se težište pomerilo na drugu stranu.
Kod kuće je lako
Sistemi za upravljanje dokumentima, skraćeno DMS, od engleskog Document Management System, danas su svuda oko nas. Oni za ličnu upotrebu su neprimetno i bez velike buke ugrađeni u operativni sistem. Počelo je to još sa Windows‑om XP, ali rešenje je bilo tromo i znalo da zakoči računar na neprihvatljivo dug vremenski period, pa su mnogi odlučili da Windows Search ne koriste. Vista, a posebno Windows 7 su u ovom pogledu značajno uznapredovali i jedan o moćnih alata za sve nas koji generišemo, primamo i šaljemo ogroman broj dokumenata u različitom formatu i te kako zna da ceni kvalitet pretraživača koji ne samo da pregledava i vodi računa o fajlovima, već zna da „pogleda“ i u bazu gde se čuva elektronska pošta. Da bi sve radilo, nije potrebna nikakva aktivnost korisnika, a odabir ključnih reči za pretragu je prilično pametan. Naravno i sami programi za elektronsku poštu imaju svoj ugrađeni alat za pretragu.
Krenimo još korak dalje od svog računara, ali ne i od lične upotrebe. Na primer, do nekog Internet pretraživača. A šta je on, nego globalni način da se sadržaji i dokumenti javno publikovani na Internetu indeksiraju i da se omogući njihova pretraga. Dakle opet neki vid upravljanja elektronskim dokumentima. Mogli bismo još tako da nabrajamo, pa da odemo na pametne telefone ili do iPod uređaja preko kojeg birate i slušate omiljenu muziku… Jednostavno, količina dokumenata koji su nam dostupni i od interesa je tolika da ako ne postoji dobar način da njima upravljamo, nećemo ni da ih koristimo.
Zašto ne bi moglo i na poslu?
Kada je nešto dobro za nas same, ne postoji nijedan razlog da to ne bude dobro i za organizaciju u kojoj radimo. Ipak, tu postoje čvrsta pravila igre, a i potreba za boljim, odnosno preciznijim uređenjem podataka. Sama pretraga i pronalaženje adekvatnih informacija je za krajnje korisnike najvidljiviji deo onoga što DMS radi za nas, ali nikako jedini, pa u nekim slučajevima nije i najvidljiviji.
Zato moderni sistemi za upravljanje dokumentima treba da ispune nekoliko zahteva. Prvi zadatak je obezbeđenje mehanizma za pouzdano skladištenje i arhiviranje dokumenata. Podsećamo da se ovde radi o bilo kojoj vrsti elektronskih dokumenata tako da je potrebno obezbediti jedinstveni način skladištenja, a to su pre svega baze podataka. O arhiviranju retko kada razmišljamo na način koji ova aktivnost zaslužuje. Najčešće u strahu da nam nešto neće biti dostupno, zapravo ništa ne arhiviramo i tako naš informacioni sistem bespotrebno usporavamo, poskupljujemo i činimo daleko glomaznijim nego što je to potrebno. Moderni DMS‑ovi imaju razvijeni sistem pravila za arhiviranje, uz koja arhivirani dokumenti ne postaju nedostupni. Ipak, ako se radi o dokumentu koji se čuva samo iz istorijskih razloga, vreme potrebno da stignemo do njega je nešto duže.
Druga važna funkcija je upravljanje i kontrola verzijama dokumenta. Ukoliko nekom Word dokumentu pristupamo kroz DMS i pritom ga promenimo, bez naše posebne aktivnosti biće sačuvana i prethodna verzija, odnosno onoliko prethodnih verzija koliko mi odlučimo da će se čuvati. Što je još važnije, sve verzije su dostupne, dopunjene podacima o tome ko je i kada nešto dodavao, odnosno menjao.
Na red nam sada dolazi sposobnost da se odredi workflow. Ova reč nam malo zadaje probleme kada želimo da je prevedemo na srpski – dobar kandidat je izraz „radni tok“. Često ćete da pronađete kako je baš workflow najvažniji dobitak uvođenja DMS‑a u preduzeće. Niz pravila kojima određujemo šta se dešava sa dokumentom tokom njegovog životnog ciklusa i o tome se automatski obaveštavaju svi koji treba da budu upućeni u nastale promene, zaista mogu da nam pozitivno promene radno okruženje. O tome da li su svi na vreme obavešteni i da se ne gubi dragoceno vreme da ne govorimo.
Finalni element koji ima svaki dobar DMS je kontrola prava pristupa. Važan je jer uvek i na svaki način bezbednost podataka treba da bude prioritet o kojem se ne diskutuje i koji se ne izbegava. Pa ma koliko angažovanje od nas to zahtevalo.
Kuda po DMS?
Večita tema u svakoj priči o osavremenjavanju ili, bolje rečeno, boljem korišćenju sredstava već uloženih u IT jeste traženje odgovora na pitanje „koliko će nas to dodatno koštati?“. Sve ima nekakvu cenu, čak i kada je besplatno. Da li ćete platiti dodatno jer niste dobili sve što vam je potrebno, ili je potrebno vreme da stvari prorade kako treba, zavisi od situacije. I ovde postoje DMS rešenja koja se promovišu kroz Open Source zajednicu – naći ćete ih mnogo na Internetu.
Korisnici Microsoft Windows servera, posebno oni sa nekom od popularnih SMB verzija, ne moraju ništa da nabavljaju, barem u prvo vreme. Unutar SharePoint servisa (ime može da se razlikuje od verzije do verzije Windows Server‑a), kao deo alata za timsku kolaboraciju postoji i određeni vid upravljanja dokumentima. To nije vrhunsko rešenje, ali mnogima će biti sasvim dovoljno, a ne košta ništa preko onoga što ste platili.
Za sve koji imaju ozbiljne namere ili su suočeni sa ozbiljnim problemima kada je upravljanje dokumentima u pitanju imamo dobre vesti. Pored ERP‑ova, raznih poslovno‑informacionih sistema, knjigovodstvenih programa i sličnih, DMS rešenja su prilično česta u ponudi domaćih IT preduzeća. I to kako kroz partnerski program sa nekim od stranih proizvođača, tako i kroz sopstvena rešenja, od kojih neka nimalo ne zaostaju za svetom. U svakom slučaju, i na ovom polju kada krenete u razgledanje, toplo vam preporučujemo da pogledate domaće proizvode, kojih kao što ćete videti nije malo. Vredi uloženog vremena i truda!
Milan Bašić
