Kako ponavljati i automatski ažurirati tekstualna polja u Microsoft Word-u

Bilo da pišete ugovor, uslove i odredbe ili propratno pismo, ne gubite vreme ponavljajući ista imena i reči kroz dokument. 

U Microsoft Word-u možete kreirati automatska polja koja se ponavljaju, štedeći vas potrebe da ručno duplirate detalje

Korak 1: Kreiranje Svojstva Dokumenta

Svojstva dokumenta u Microsoft Word-u predstavljaju detalje o fajlu, poznate i kao metapodaci. Na primer, dokument može imati autora, temu, kategoriju ili kompaniju koja mu je dodeljena, a ova svojstva možete ubaciti kao tekstualna polja ili koristiti za pretragu dokumenata u Windows Explorer-u.

Kliknite na File > Info ili pritisnite Alt > F > I da biste videli svojstva dokumenta.

Jedan od načina na koji možete da koristite alat za svojstva dokumenta je dodavanje prilagođenog polja za ponavljajući tekst.

Na primer, ako pripremate ugovor o zaposlenju, znate da ćete morati da ponovite ime kompanije i ime zaposlenog. Takođe, znate da će ime zaposlenog biti potrebno menjati pri svakom novom zapošljavanju, a alat za svojstva dokumenta omogućava vam da ovo uradite bez ručnog menjanja ili korišćenja opcije Find and Replace. Na Insert tabu, kliknite na Quick Parts i zadržite pokazivač iznad Document Property. Pregledajte listu svojstava da biste videli da li postoji kategorija koja odgovara detalju koji želite da ponovite. Nakon što upišete nekoliko reči naslova ugovora, kliknućete na Company da dodate polje za kompaniju.

Ako radite na poslovnom računaru, administrator je možda već postavio ime kompanije u Microsoft 365 paketu, što znači da će se ime kompanije automatski pojaviti. Word ubacuje prazno polje [Company], gde uglaste zagrade predstavljaju tekst koji tek treba da se prepiše. Da biste dodali tekst pre polja na početku reda ili nakon polja na kraju reda, pritisnite taster Home ili End. Pazite da ne dodate slučajno dodatni tekst u samo polje, jer će se taj sadržaj ponavljati kroz dokument kada kopirate polje na druge lokacije!

Sada je vreme da dodate polje za zaposlenog. Pošto u padajućem meniju Quick Parts > Document Property nema specifične opcije za ovo, kliknućete na Abstract.

Pre nego što upišete ime zaposlenog u ovo polje, promenite naziv polja iz Abstract u Employee. Da biste to uradili, nakon što izaberete polje Abstract koje ste dodali, kliknućete na Properties u grupi Controls na tabu Developer.

Ako ne vidite tab Developer na traci, kliknite desnim tasterom na bilo koju drugu karticu i odaberite Customize The Ribbon. U dijalogu Word Options koji se pojavi, potvrdite izbor Developer u desnom meniju i kliknite OK.

U dijalogu Content Control Properties promenite polja Title i Tag da odgovaraju tipu podataka koji će sadržati, i kliknite OK.

Sada možete da vidite da je tekstualno polje preimenovano u Employee. Ovo ne morate da radite za polje Company, jer je ovo podrazumevano svojstvo dokumenta koje već ima ispravan naziv. Na kraju, možete da kliknete na svako od dva polja i uneti odgovarajuće detalje.

Korak 2: Dodavanje Ponavljajućih Polja

Nakon što ste postavili tekstualna polja, vreme je da ih duplirate kroz dokument. Najbolji način za to je da jednom kliknete na polje kako biste ga izabrali, a zatim kliknete na naziv polja. Znaćete da ste ispravno izabrali polje kada dobije sivu pozadinu. Zatim pritisnite Ctrl+C da biste kopirali to polje. Sa kursorom na mestu gde želite da duplirate polje, pritisnite Ctrl+V. Videćete da se i polje i tekst koji sadrži automatski kopiraju na tu lokaciju. Pored toga, zalepljeno tekstualno polje automatski preuzima stil teksta odlomka u kojem se nalazi, pa nije potrebno koristiti opciju Paste Special.

Ako vaš dokument sadrži dva ili više polja koja želite da duplirate, otvorite panel Clipboard klikom na ikonu u uglu grupe Clipboard na kartici Home. Kada izaberete svako od polja i pritisnete Ctrl+C, ona će se pojaviti u ovom panelu, što znači da možete jednostavno kliknuti na njih svaki put kada želite da ih dodate u dokument.

Korak 3: Promena Sadržaja Ponavljajućih Polja

Kada završite dupliranje polja kroz dokument, vreme je da vidite čaroliju.

Na primer, ako želite da promenite ime zaposlenog u ugovoru, kliknite na bilo koje od dupliranih polja Employee (ne nužno na originalno), i jednostavno promenite sadržaj. Kada kliknete van tog polja, sve instance tog polja će se automatski ažurirati. Duplirana polja će se ažurirati tek nakon što kliknete van polja koje menjate – nemojte očekivati da se menjaju u realnom vremenu dok kucate!

Korak 4: Sačuvajte Rad kao Šablon

Kada ste završili dokument sa automatski ažurirajućim poljima, sačuvajte ga kao šablon za buduću upotrebu. Pritisnite F12, dajte svom šablonu odgovarajući naziv, promenite polje Save As Type u Word Template, i kliknite Save.

Kada otvorite novi prozor u Word-u, kliknite na New i pronađite svoj šablon.

Čim otvorite šablon, pritisnite F12 da biste ga sačuvali kao novi Word dokument. Vaš dokument je sada spreman za unos novih podataka u tekstualna polja.

Takođe možete dodavati druge vrste polja u Microsoft Word dokument pomoću kartice Developer. Na primer, možete ubaciti padajuće liste, polja za unos teksta i potvrde prilikom kreiranja obrazaca koje šaljete drugima.

Izvor: Howtogeek