PANTHEON Workflow – ušteda vremena i energije
PANTHEON Workflow je nova funkcionalnost PANTHEON ERP‑a koja će korisnicima omogućiti vizuelizaciju funkcija i procesa, merenje, analizu, poboljšanje i kontrolu svakog pojedinačnog procesa. Lista stvari koje PANTHEON Workflow može da uradi za vas se tu ne završava…
Da li vam je poznata sledeća situacija: svaki dan radite iste, dosadne ponavljajuće aktivnosti i zadatke na koji Vam ode veći deo dana, dok za „prave“ stvari, nikad nemate vremena? Svako se u svom radu sreo sa ovim užasnim potrošačima najdragocenijeg resursa: vremena. Zar ne bi bilo idealno, kada već u poslovanju koristimo računare, i te poslove prepustiti njima? PANTHEON Workflow obezbeđuje i primenu odredbi GDPR‑a, bespapirno odobravanje i potvrđivanje dokumenata kroz celu organizaciju, automatsko prosleđivanje radnih zadataka odgovornim osobama, automatsko obaveštavanje putem e‑mail‑a o statusima i aktivnostima procesa, izvršavanje specifičnih akcija nad podacima u bazi podataka, kao i analizu uspešnosti izvršenja zadataka. Dodatno, na raspolaganju je moćan sistem praćenja trajanja svakog pojedinačnog zadatka i aktivnosti kako bi se precizno utvrdilo „gde je zapelo“ tokom izvršavanja aktivnosti procesa.
Primenom elektronskih računa biće moguće automatizovati slanje elektronski potpisanih računa kupcima, a primenom OCR (Optical Charachter Recognition) tehnologije, koja je u pripremi, PANTHEON će ubuduće, prepoznavanjem ključnih elemenata računa, „prekucavati“ skenirane dokumente umesto vas. Još jedan dosadan posao za koji softver neće tražiti ljudski angažman. U teoriji, vizuelizacija bi trebalo da omogući grafičko predstavljanje (dijagram) toka poslovnog procesa i povezanih aktivnosti samog procesa. Merenjem se utvrđuju adekvatne vrednosti ciljanih rezultata. Pri analizi se porede različite varijacije koraka istog poslovnog procesa kako bi se odredilo optimalno poboljšanje. Poboljšanje usled analize znači da treba da se izabere najefikasniji način obavljanja nekog procesa i da se on primeni na analizirani proces ili procese. Kontrola bi trebalo da omogući proveru da li se sve aktivnosti odvijaju u skladu sa definisanim procesom. Sve to donosi niz prednosti kod analize i optimizacije poslovnih procesa zasnovanih na podacima iz svakodnevnog rada.
„Nevidljivi“ procesi i podaci
Ako pogledate bilo koju kompaniju, nećete videti procese, a često ni podatke, već ljude koji obavljaju svoje svakodnevne aktivnosti. Te aktivnosti generišu podatke, a odvijaju se po određenim pisanim (i nepisanim!) pravilima i zakonitostima. Dakle, poslovni procesi prisutni su svuda, samo su nekako „nevidljivi golim okom“. Taj problem dosad je rešavan primenom poslovnih standarda, pisanjem uputstava ili procedura, internih pravilnika i slično. Opisi procesa i dijagrami tokova uglavnom su svoje mesto nalazili van poslovnog softvera u dokumentima na deljenim folderima na serverima ili u internim uputstvima na Internet portalu. Takve dokumente je retko ko čitao, osim kad se pojavi neki problem ili kad je potrebno utvrditi zašto nešto nije (ili jeste) urađeno. Sami procesi odvijali su se uglavnom po nepisanim pravilima, s koracima koje znaju samo pojedinci, te je mogućnost kontrole, a posebno unapređenja, bila dosta ograničena. Primenom PANTHEON Workflow alata ovi i slični problemi mogli bi postati prošlost. Kako?
Praktična primena u PANTHEON‑u
U PANTHEON‑u se svaki poslovni proces može predstaviti vizuelno kao dijagram izvršavanja zadataka. Zadaci mogu biti različiti: otvaranje neke forme, odobravanje dokumenata, skeniranje, slanje elektronske pošte, izvršavanje programskog koda ili zadavanja daljih zadataka i uputstava o tome kako izvršiti određene poslove. Unapred definisani poslovni procesi na taj način mogu olakšati i ubrzati rad i, što je najbitnije, mogu sniziti troškove rada. Dodatno, vizuelno prikazani poslovni procesi lako se sagledavaju, čak i oni najkompleksniji. To omogućava da se i novim zaposlenima lako i brzo objasni kako se i šta radi. Čak se ne mora ni mnogo objašnjavati (u teoriji, naravno). PANTHEON automatizacijom svakog korisnika vodi kroz unapred definisan dijagram toka poslovnog procesa. Na taj način eliminiše se „problem čitanja uputstava“. Uz PANTHEON i kroz PANTHEON definisane poslovne procese, program jednostavno kontroliše redosled koraka, a na sledeći korak može se preći samo ako su za to ispunjeni uslovi. Na taj način, korisnici mogu biti sigurni da će se proces uvek odvijati na isti način, bez nepotrebnih improvizacija. Svaki zadatak pokreće se kao posebna instanca i automatski izvršava zadatke ili korisničke zadatke, a može slati i obaveštenja na definisanu e‑mail adresu o prethodnim i sledećim koracima. 
Takođe, može menjati podatke u bazi definisanoj zadatkom. Promene radnog procesa ne utiču na zadatke koji se već izvršavaju. Definicije radnih procesa čuvaju se u PANTHEON bazi podataka, tako da je sve na jednom mestu. Ukratko: prednosti koje kompanije mogu imati koristeći PANTHEON Workflow jesu veća kontrola, niži troškovi, jednostavniji i brži pristup podacima.
Prvi koraci
Najpre treba pripremiti poslovni proces. To znači pripremiti spisak dokumenata koji se koriste ili kreiraju u nekom poslovnom procesu i njihovo kretanje kroz firmu. Najbolja preporuka je da se na papiru prvo skicira kako teče poslovni proces, koji su koraci i zadaci. Zatim treba odrediti gde svaki proces počinje i gde se završava. U ovom delu najčešće se utvrdi da svi rade slično, ali ne isto. U skladu sa svojim navikama, ljudi modifikuju poslovni proces kako im odgovara. Zbog toga je ovaj prvi korak veoma značajan jer se na ovom mestu prave i prve promene i optimizacije koje će u budućnosti olakšati rad. Važna napomena na ovom mestu jeste, da čak i ako se ne uspe iz prvog pokušaja dostizanje idealnog toka procesa, treba znati da postoji mogućnost da se kasnije izmeni bilo koji proces koji je definisan u PANTHEON‑u. Ovde treba malo razraditi detalje oko toga kako je ovo na prvi pogled jednostavno, ali kada počne da se stavlja na papir, vidi se zapravo da ima mnogo sitnih koraka koje treba napraviti kako bi se jednostavan proces, kao što je na primer prijem ulaznog računa, jednostavno uradio.
A podaci? A GDPR?
Ako imate neku arhivu papirnih dokumenata, opisa procesa, podataka van ERP‑a i slično, sada je krajnje vreme za čišćenje, a prostor u kome se nalazila arhiva sada se može upotrebiti u druge svrhe. Zašto je ovo važno? Krajem maja stupa na snagu Opšta uredba o zaštiti podataka o ličnosti (GDPR). Ovaj zakon nam nalaže i brisanje podataka. Da korisnik ne bi trebalo da razmišlja kada će brisati podatke, može pripremiti poslovni proces koji će se pokrenuti na dan brisanja podataka. Problem je to što ćete pogrešno unet predračun lako izmeniti ili obrisati, ali šta s podacima o ličnosti koji se nalaze svuda u sistemu i povezani su s mnogim aktivnostima i operacijama.
Uzmimo samo najjednostavniji primer, a to je da treba ukloniti podatke o komercijalisti koji je te dokumente radio i bio zaposlen u kompaniji pre 10 godina? Ima li jednostavnog rešenja? Ima, ako koristite PANTHEON. U ovome u velikoj meri pomaže klasifikacijski plan. Kada se priprema novi klasifikacijski plan, važno je da za sve dokumente i podatke u njima definišemo period čuvanja, odnosno skladištenja, koji je definisan zakonom, kao i lokaciju skladištenja podataka. Ono što je bitno naglasiti, a u skladu je sa idejom bezbednog upravljanja informacijama, jeste da se u klasifikacijskom planu eksplicitno definiše gde se čuvaju podaci dobijeni u svakom poslovnom procesu. Ovo je važno ako skenirate dokumenta ili ih primate putem e‑mail‑a, dakle kod dokumenata čije je mesto nastanka van PANTHEON baze podataka, a to je najčešći slučaj s primljenim računima.
Proces nije ostrvo
Svi poslovni procesi mogu se međusobno povezati, odnosno koristiti druge definisane procese unutar jednog procesa. To znači da se mogu napraviti složeni procesi koji će se sastojati iz više potprocesa. Zato je važno kada se definišu procesi da se prvo razmotre osnovne operacije koje se kasnije mogu koristiti i u drugim procesima. Primera radi, ako smo definisali radni proces skeniranje računa koji ima neke svoje korake, taj isti osnovni proces možemo pridružiti bilo kom drugom procesu koji sadrži u sebi skeniranje računa. Vrlo je jednostavno, bilo koji račun (ulazni ili izlazni) procesiramo na isti način: skeniramo, klasifikujemo i sačuvamo ga na za to predefinisanom mestu. Može se primetiti da je i klasifikacija sada novi potproces koji ima i neke svoje aktivnosti.
Na kraju, svaki skenirani i klasifikovani dokument u početku mora biti pregledan jednostavno zbog toga da se vizuelno utvrdi da li je sve prošlo kako treba. I taj proces: pregled dokumenta opet je proces za sebe koji se može pokretati i koristiti iz drugih poslovnih procesa. Ideja je jasna, sve procese treba popisati, videti procese koji se ponavljaju u svim drugim procesima i zatim i njih definisati kao procese. Svi procesi su međusobno povezani, i potprocesi se aktiviraju na za to predviđenim mestima. Svi procesi se mogu pokretati ručno, ali i automatski u određeno vreme, ili u skladu sa definisanim događajima, aktivnostima ili zadacima („okidačima“). Sve je povezano, samo je sada uz PANTHEON Workflow vidljivo – „holistički“ pristup poslovanju, podacima i procesima. I na taj način možete napraviti sve što želite. Ostaje samo pitanje: šta vi želite da automatizujete kroz PANTHEON Workflow?
Datalab tim
