UPIS – ERP za zdravo poslovanje

Pharmanova je domaća farmaceutska kuća koja je tokom 24 godine postojanja stekla status lidera u proizvodnji herbalnih proizvoda i postala simbol kvalitetne proizvodnje i dinamičnog poslovanja. Tradicija, poverenje, kvalitet i inovativnost obeležja su kontinuiteta poslovanja kompanije.

Društvo za proizvodnju farmaceutskih proizvoda Pharmanova d.o.o. osnovano je 1991, a proizvodnjom se bavi od 1996. godine. Proizvodni asortiman kompanije danas uključuje dijetetske proizvode – dodatke ishrani, medicinska sredstva, predmete opšte upotrebe, herbalne i generičke lekove.

Naši brendovi godinama su sticali poverenje potrošača prepoznatljivim kvalitetom. Pojedini Pharmanovini brendovi su punoletni i njihovo dugogodišnje prisustvo na tržištu dokaz je da je ime naše kompanije vremenom postalo simbol kvalitetne proizvodnje i dinamičnog poslovanja, ne samo u Srbiji već i u regionu.

To nas istovremeno obavezuje da konstantno ulažemo u unapređenje kvaliteta proizvoda, inovativne formulacije i u nove procese proizvodnje i poslovanja. Pharmanova konstantno unapređuje svoj proizvodni portfolio kako bi održala lidersku poziciju na tržištu – pratimo trendove, usvajamo nova znanja i brzo se prilagođavamo.

Poslovni izazov

Danas se proizvodi kompanije Pharmanova izrađuju u modernom proizvodnom objektu koji se nalazi u Obrenovcu. Fabrika je projektovana i izvedena u skladu sa zahtevima GMP (Dobra proizvođačka praksa), čime su se stekli uslovi da stručna javnost, kako u Srbiji, tako i u inostranstvu, kompaniju Pharmanova prepoznaje kao odgovornog i kvalitetnog proizvođača.

Proizvodni program Pharmanove svrstan je u više brendova, i praćenje prodaje po ovim kategorijama direktan je pokretač aktivnosti za unapređenje poslovnih procesa. Pošto se bavimo očuvanjem i unapređenjem zdravlja, naš imperativ je bezbednost proizvoda. Zbog toga je kontrola kvaliteta uključena u sve faze proizvodnje, a princip totalnog upravljanja kvalitetom primenjujemo i radi poboljšanja organizacije, zbog čega stalno radimo na definisanju, kontroli i unapređenju procedura.

Zbog kompleksne situacije na tržištu lekova i krize koja već godinama vlada u našoj zemlji, prostor za stvaranje profita vidimo i u smanjivanju troškova poslovanja, što nas je dovelo do zaključka da moramo da investiramo u novo softversko rešenje. Novi sistem treba da omogući sistematsko i detaljno praćenje troškova, upravljanje kvalitetom, kao i zahteve u skladu sa standardima GMP.

Rešenje je UPIS

Prepoznali smo pravo vreme za uvođenje ERP rešenja, a pre ulaska u postupak nabavke dobro smo se raspitali ko su vodeći igrači na tržištu. Važno nam je bilo da odaberemo kompaniju koja dugo postoji i uspešno posluje, koristi dobru projektnu metodologiju, zapošljava iskusne konsultante i, što je najvažnije, ima pozitivna iskustva u implementaciji poslovnog softvera u farmaceutskoj industriji i industriji uopšte. A budući da smo mi domaća kompanija i trudimo se da kod korisnika stvorimo svest da su domaći proizvodi jednako dobri kao oni koje proizvode multinacionalne korporacije, logičan izbor bio je da podržimo domaće rešenje. Odluka je doneta, izabrali smo kompaniju IIB i njen ERP UPIS.

Kako poslujemo?

Pharmanova je kompanija koja u svom poslovanju koristi koncept marketinga. To znači da se, pored promotivnih aktivnosti, trudimo da kroz analize prodaje po brendu, prodajnom programu i tržištu, prikupljamo informacije neophodne za planiranje prodaje. Tim stručnjaka dalje učestvuje u kreiranju planova prodaje, a oni direktno utiču na planove proizvodnje koji posledično služe za izradu planova nabavke. Trudimo se da na zalihama držimo količine sirovina neophodnih za proizvodnju uz optimalne rezerve. S druge strane, u magacinu gotovih proizvoda nalaze se one količine proizvoda koje mogu da zadovolje planirane potrebe. Razlog više za održavanje optimalnog nivoa zaliha jeste u tome što materijali i aktivne supstance koje se koriste za proizvodnju naših proizvoda, kao i sami proizvodi, spadaju u osetljivu kategoriju, s vremenski ograničenim rokom čuvanja i upotrebe.

Nakon pravljenja porudžbenice za sirovine i ambalažu, njihov prijem se evidentira na prijemnici, gde se unosi serijski broj proizvođača i automatski generiše kontrolni broj. Primljene sirovine smeštaju se u magacin karantina i vidno obeležavaju etiketama, odštampanim s dokumenata prijema. Dalje se šalje zahtev laboratoriji kontrole kvaliteta radi uzimanja uzoraka, ispitivanja i analiza. Tek po završenim analizama i odobrenju kontrole kvaliteta oslobađaju se sirovine iz magacina karantina i izdaje se odgovarajući sertifikat analize.

Na osnovu planova proizvodnje i definisanih tehnologija, aktiviraju se radni nalozi po fazama i potfazama proizvodnje. Automatski se formiraju trebovanja sirovina, ambalaže i poluproizvoda. Poluproizvodi i gotovi proizvodi podležu kontroli kvaliteta po istom principu kao sirovine. Na osnovu dokumenta prijema uzorka u laboratoriju, automatski se formira dokument rashoda uzorka. U svakoj fazi proizvodnje evidentiraju se rad zaposlenih i linija mašina na radnim listama, kao i troškovi kontrole kvaliteta, kako bi direktno opteretili nosioce troškova. Direktni troškovi  prate se po prodajnom programu, vrsti i mestu troška, a indirektni troškovi raspoređuju se po složenim ključevima. Na ovaj način omogućeno je ne samo da se za svaki od proizvoda ili poluproizvoda izračuna koliko koštaju uz prikaz strukture troškova koji opterećuju tu cenu, već je moguće i kvalitetnije analizirati troškove u cilju njihove optimizacije. Laboratorija kontrole kvaliteta, osim troškova, ostvaruje i prihode uslužnim analizama koje obavlja za treća lica.

Prodaja se realizuje na osnovu komercijalnih uslova koje čine osnovni rabati, kasa skonta za dospeće plaćanja i periodični boniteti na ostvaren promet. Rabatna struktura i kasa skonta, u odnosu na valutu plaćanja, izraženi su na računu i na osnovu njih kupci se stimulišu da redovno plaćaju. Po ostvarenju prava na kasa skonto, knjižna pisma formiraju se automatski, a knjiženjem dokumenata prati se realizacija rezervisanih prihoda.

Kako deo svojih prihoda Pharmanova ostvaruje kroz izvozne poslove, za potrebe izvoza nam je važno da rezervišemo i pratimo serije namenjene izvozu s rokom trajanja navedenim na profakturi. Utvrđeni rokovi preduslov su za otvaranje radnih naloga za pokretanje proizvodnje serija namenjenih izvozu, koje se od standardnih razlikuju po ambalaži namenjenoj izvoznom tržištu.

www.pharmanova.rs

Brže, pouzdanije, efikasnije

„Povezivanjem pojedinih funkcija i sveobuhvatnim izveštavanjem štedi se vreme i povećava tačnost dokumentacije, a ubrzo očekujemo i rezultate praćenja KPI zaposlenih u procesu proizvodnje“, smatra Aleksandra Mirić, generalna direktorka kompanije Pharmanova.

Prednosti poslovanja u UPIS‑u

“UPIS nam je pomogao da ono u čemu smo bili dobri radimo još bolje. Doneo nam je „sistem“, gde je svaki zaposleni svestan svoje pozicije, obaveza i odgovornosti, a što je u stvari podrška i sistemu upravljanja kvalitetom koji već dugo sprovodimo u praksi. Sve se evidentira u UPIS‑u, nema više paralelnih evidencija, a sve to čini snažnu podršku funkciji kontrole, jer raspolažemo pravovremenim i tačnim informacijama.”

(Objavljeno u časopisu PC#221)