Veliki IT u malom preduzeću

Poslovna moć je danas u rukama onih koji su najbolje ovladali informacijama od važnosti za biznis kojim se bave. A taj ključni korak napred ne može se ni zamisliti bez primene kompleksnih informacionih tehnologija. Danas je i kod nas moguće da efikasno upravljate složenim IT sistemom, ma koliko da ste veliki… ili mali.

Velike kompanije u svojim IT odelenjima zapošljavaju čitave armije stručnjaka. Svaki od njih ima svoje mesto i ulogu – od tehničara koji rešavaju svakodnevne male zastoje u radu, preko administratora za mreže i servere, programera sa zadatkom da svakodnevno usavršavaju softver od značaja za poslovne aktivnosti preduzeća, do stratega čiji je zadatak da, kao dobri šahisti, uvek gledaju „barem dva poteza unapred“. Reklo bi se – na jednom mestu veliki spektar zadataka i znanja koji su neophodni da se stvore i održe uslovi za efikasno i profitablno poslovanje. A šta je sa onim manjim preduzećima? To je jedno od večitih otvorenih pitanja u globalnom IT i poslovnom svetu.

Umesto IT odeljenja

Mala preduzeća sasvim sigurno nemaju IT odeljenja, što je sasvim normalno i očekivano jer njihove potrebe a ni mogućnosti ne opravdavaju takvu investiciju. Iskustvo je pokazalo da razni putevi mogu da dovedu do rezultata: organizacije sa desetak računara dosta dobro će da prođu ako povremeno angažuju nekoga ko će da rešava probleme u tekućem održavanju koji prevazilaze znanja i mogućnosti samih zaposlenih. Ona sa više od trideset računara opet imaju jasno izraženu potrebu da angažuju nekog ko bi se svakodnevno bavio raznim pitanjima iz oblasti informacionih i komunikacionih tehnologija i to ne samo na nivou tekućeg održavanja, već i na nivou strategije razvoja i implementacije novih tehnologija u poslovno okruženje. Između te dve krajnosti je siva zona u kojoj se nalaze svi ostali… a njih je mnogo!

Da li ste najmanji, srednji ili najveći među malim preduzećima ne određuje samo broj radnika, već podjednako, ako ne i više, oblast kojom se bavite, finansijske performanse i tehnologije. U svakom slučaju, upravljanje informacionim sistemom je od suštinske važnosti za vaš dalji prosperitet. U većini slučajeva strateški IT menadžment je isključivo u rukama onih koji kompanijom upravljaju i tu se krije niz zamki – direktor, često i vlasnik preduzeća, u svom fokusu pre svega ima cilj da osnovnu delatnost vodi u održivom pravcu, što podrazumeva razvoj prisustva na tržištu i vešto balansiranje između prihoda i troškova. Kada su informacione tehnologije u pitanju, a naročito danas u vreme velikih izazova i brojnih mogućnosti, tipični rukovodilac nema na raspolaganju dovoljno vremena da se temeljno upozna sa svim mogućnostima koje se nude, a još manje ima vremena da se bavi strateškim pitanjima. Za njega je već veliko opterećenje što stalno mora da donosi odluke na najnižem nivou, a koje su praktično usmerene na održanje dobre poslovne klime i pritom retko koji od tih poteza donosi direktni pozitivni doprinos poslovanju, a svakako koštaju. Ili, da ne okolišemo dalje – u malim preduzećima rešavanje IT problema liči na sledeću situaciju: odeljenje A je dobilo dva nova kompjutera i štampač u boji i od tog trenutka odelenje B se oseća „manje vrednim“ i traži isto to, bez obzira da li im je potrebno ili ne. I tako u krug. Frustrirajuća situacija koja oduzima previše vremena i para, a treba je rešiti zarad dobre radne atmosfere.

U takvom okruženju primetan je nedostatak dobrog rukovođenja u oblasti primenjenih informacionih tehnologija na nivou preduzeća. Rukovodilac je potrošio sve moguće vreme i novac, verovatno znatno više nego što je planirao, na kompjutere, štampače i mobilne telefone, tako da nije ostalo ni malo resursa da se bavi pitanjima strategije razvoja i investiciji u resurse i tehnologije koje bi kompaniji omogućile da što kvalitetnije raspolažu informacijama. A upravo je to pitanje na kojim treba da se bavi najviši nivo rukovodilaca u preduzeću.

Strategija je neophodna

Koliko god da je preduzeće malo ili veliko, u današnjim uslovima poslovanja strateško rukovođenje informacionim tehnologijama za svakog direktora, hteo to on ili ne, mora da bude na visoko postavljenoj lestvici prioriteta. Zaposlenje IT stratega po pravilu nije ekonomično rešenje kojem treba pribeći: takav stručnjak ima dugogodišnje iskustvo, određenu, ne tako malu vrednost na tržištu i adekvatno visoke ambicije. U maloj poslovnoj sredini njegove mogućnosti za delovanje su prilično sužene i često se posao sa strateškog nivoa gde treba da bude, svede na neprestano rešavanje svakodnevnih problema drugog i trećeg nivoa prioriteta. Na kraju od strategije nema ništa, za sitnice koje su se i ranije rešavale zaposlen je skup kadar i u takvoj situaciji niko nije zadovoljan.

Prvi korak prema rešenju jeste da vlasnik ili direktor – u svakom slučaju, osobe koje donose ključne odluke unutar preduzeća – reši da se podigne temelj za strateško upravljanje informacionim sistemom preduzeća. To nije teško i ne zahteva previše vremena – dovoljno je samo da se sagledaju i okvirno definišu potrebe preduzeća. Zajedno sa potrebama treba sagledati i koliko novca i u kom vremenu ste u mogućnosti da izdvojite za takvo delovanje. Namerno nismo napisali koliko ste spremni, jer svaki rukovodilac nije spreman da izdvoji onoliko novca koliko je u mogućnosti. Zapravno, najsrećniji je kada ne mora da izdvoji ni malo novca, ali takvim razmišljanjem preduzeće neće daleko stići.

Svetski trend – nastao ne iz mode, već iz realnih potreba i ekonomske opravdanosti, je da se za potrebe razvoja strategije, a pre svega na nivou analize i evaluacije prepoznatih rešenja angažuju eksterni resursi sa dovoljnim znanjem i iskustvom za takve poslove. Ne to nije neko ko ume da poveže računare ili da „podigne“ server. Nije ni neko ko je nedavno napustio školsku klupu i prepun je ideja i informacija o najsavremenijim tehnologijama. To je stručnjak sa dugogodišnjim iskustvom, dobrim poznavanjem ukupnog privrednog okruženja, tehnologija prisutnih u sredini u kojoj se radi i sa kontaktima u IT svetu. Takva osoba dobro razume mogućnosti i stremljenja preduzeća i lako ne podleže ushićenju koje donose najnovije tehnologije, već je u stanju da sagleda „širu sliku“ i da predloži održiva rešenja i da potom pomogne u angažovanju stručnjaka koji takva rešenja mogu da realizuju. Pritom, što je veoma važno, angažovanje stručnjaka sa strane, u odnosu na stručnjaka koji je zaposlen, garantuje da će se baviti onim zašta je zadužen i da ga organizacija svojom prirodom dešavanja neće odvući od ovog najvažnijeg posla ka rešavanju brojnih tekućih problema.

Rešenje postoji – treba ga primeniti

Budžet postoji, strategija je doneta i… šta da se radi? Strategija je dobra onoliko koliko je dobar i održiv plan realizacije. A da bi bio dobar, potrebno je da bude ispunjeno nekoliko uslova. Prvi je da strategija ne bude preširoka, jer bolje je ostvariti tri cilja ako su tolike mogućnosti, nego imati želju da se dostigne pet, koje je nemoguće realizovati u vremenu i za novac koji je na raspolaganju. Druga ključna tačka održivog plana realizacije je da su odabrana rešenja i tehnologije koji daju rezultate i koji su ekonomski prihvatljivi, a za njih postoje resursi u okruženju sposobni da ih implementiraju na adekvatnom nivou. Namerno nismo rekli na najvišem nivou jer, budimo realni, očekivanja korisnika često znaju da budu veća od onoga što su oni sami u stanju da prihvate i kasnije primene. Adekvatan nivo znači da se ostvari moguće i da se stvore uslovi za dalji razvoj. I treća, po mnogima najvažnija, ali često i najslabija karika u ovom lancu je da su oni koji u preduzeću donose odluke sigurni da je to njihova strategija i da u nju veruju.

Pitanje je od esencijalne važnosti, jer svaka strategija ima svoj životni ciklus, traje određeno, ne tako kratko vreme i rezultate donosi u malim koracima, a na tom putu celu organizaciju čeka niz izazova koji po pravilu usporavaju ovo koračanje ka cilju. U slučaju kada najviši rukovodilac ili rukovodioci nisu spremni da idu do kraja i kada nisu svesni izazova koji ih očekuju, obično se koračanje na strateškom putu ne samo uspori, već i potpuno zaustavi. Dinamika realizacije strategije je isključiva odgovornost rukovodstva preduzeća, baš kao što je implementacija tehnologija na zadovoljavajući način u rukama odabranih stručnjaka.

Paralelni kolosek

Informacione tehnologije i trendovi se mnogo brže pretaču do nas iz svetskog miljea, nego što je to slučaj sa znanjima i iskustvom u mnogim drugim oblastima. Istina je da u jednom delu mogućnosti nisu tako široke kao u najrazvijenim zemljama, ali svakako nisu ni na nivou da se rešenje ne može pronaći. To je dobra vest za našu priču.

Na nivou malih i srednjih preduzeća efikasno upravljanje informacionim tehnologijama u preduzeću je nemoguće bez adekvatnog učešća pružalaca ICT usluga. Zapravo, oslanjanje na puni autsorsing ima puno ekonomsko opravdanje u informacionim sistemima određenih dimenzija, koje je najlakše opisati brojem radnih stanica – granica je oko 50 računara, možda u našim uslovima i nešto manje. Pored angažovanja neke organizacije koja će se baviti rutinskim održavanjem sistema u pogonu, danas kod nas ima dovoljan broj onih čije su usluge usmerene ka pružanju širokog spektra tehnologija bez kojih se moderna strategija razvoja i primene informacionih tehnologija ne može realizovati. Najveći broj malih i srednjih preduzeća ima problem gde da na adekvatan način smesti svu opremu koja je potrebna da bi se neophodne IT funkcije mogle da primene. Jedno od rešenja se nalazi u domenu virtuelizacije na postojećim resursima, koji su neefikasno iskorišćeni. Drugo je u iznajmljivanju adekvatnih resursa koji nisu instalirani u preduzeću, pa čak i ne moraju da budu u vlasništvu preduzeća. Osim uštede na prostoru i investiciji u servere i softver, štedite i na ljudskim resursima za tekuće održavanje sistema – sve to je uključeno u mesečni zakup i u ingerenciji je pružaoca usluge.

Internet provajdera danas ima u sasvim dovoljnom broju, a u gradskim sredinama skoro da nema lokacije na kojoj nije moguće da se obezbedi više tipova veze sa globalnom Mrežom, i to preko različitih pružalaca usluge koji koriste različite tehnologije i kanale veze. Možda vam to ne deluje mnogo bitno, ali stabilna i uvek prisutna veza sa svetom, gde deo poslovanja selite u „oblak“, je nešto što se podrazumeva, a jedan provajder, ma koliko bio pouzdan, i dalje je manje siguran nego dva.

Kada smo sagledali sve što je dostupno na polju infrastrukture – a vidimo da efikasnih, modernih i ekonomski prihvatljivih rešenja na polju infrastrukture ima i kod nas – par reči i o dostupnosti softvera, pošto bez njega čitava priča pada u vodu. Na jednoj strani imamo brojna rešenja u cloud‑u koja su nam dostupna podjednako koliko i bilo kome drugom u svetu, a problem plaćanja takvih usluga više ne postoji kao ograničenje – primećujemo da se i domaći proizvođači softvera polako ali sigurno usmeravaju i ka ponudi „softvera kao usluge“. Tu tek očekujemo zamah, jer mnogi od njih pred sobom imaju ne tako jednostavan zadatak da novu generaciju svojih poslovno‑informacionih sistema tehnološki prilagode ovakvoj vrsti primene. Zahvaljujući uvidu koji imamo znamo da nas na tom polju tek očekuje dinamičan i uzbudljiv razvoj ponude, a iskustva iz sveta kažu da SaaS rešenja imaju puno dobrih osobina. Čak i neke tehnologije koje su malim i srednjim preduzećima do sada bile preskupe i o njima se nije razmišljalo, npr. CRM, danas su prisutne u ponudi softvera kao usluge – neka od njih su plod primene globalno prihvaćene platforme na kojoj su realizovana domaća rešenja, što otvara mogućnost daljeg razvoja i prilagođenja konkretnim potrebama.

Na kraju ostaje nam samo da zaključimo da više nema prepreke da se i naša mala i srednja preduzeća u oblasti primene modernih informacionih tehnologija izjednače, ili barem približe svetskim tokovima. Efikasno upravljanje informacionim sistemima je moguće na ekonomski i tehnološki prihvatljiv način. Jedino je potrebno da se na najvišem nivou u preduzeću o tome donese strateška odluka i da se krene u pravom pravcu i na pravi način. Resursi postoje, ali ih treba angažovati, a kako se ovo tržište dalje bude razvijalo, tako će kvalitet i kvantitet ponude rasti.

Milan Bašić

( PC#213)