eLikvidatura – prijem ulaznih faktura iz SEF-a u Power Apps rukavicama
Osim ako u poslednje dve godine niste baš „spavali ispod kamena” ili vam je tema apsolutno nezanimljiva (u kom slučaju je pošten savet da ozbiljno razmotrite da preskočite čitanje ovog teksta), verujemo da znate da je naša država u aprilu 2021. donela zakon o elektronskom fakturisanju i obezbedila tehničke preduslove za njegovu primenu u praksi.
A ta primena će nesporno imati značajan uticaj na svakodnevno poslovanje kako u javnom sektoru, tako i u privredi, jer se zakon odnosi praktično na sve PDV obveznike (oko 120.000 pravnih lica i preduzetnika u Srbiji, prema izveštajima Poreske uprave), osim na poslove maloprodaje. Motivi države se svode uglavnom na transparentniju naplatu poreza, a privreda, osim minusa za neke manje inicijalne fiksne troškove, nesumnjivo očekuje unapređenje produktivnosti i efikasnosti, po mom skromnom mišljenju, ponajviše po pitanju obrade ulaznih računa. Vredna pomena je brzina i pravna sigurnost dostave samih računa, uz uzgredno spasavanje hiljada tona drveta svake godine.
Zašto uštede baš kod ulaznih faktura?
Izlazne (prodajne) fakture korisnika će se, prema očekivanjima većina proizvođača poslovnog softvera (ERP), generisati u propisanom XML standardu za elektronske fakture (srpski standard, usklađen sa EU), omogućiti povezivanje sa centralnim Sistemom za elektronske fakture pod kontrolom države (SEF) i njihovo automatsko slanje kupcima. Očekuje se da proizvođači ERP softvera istim mehanizmom omoguće i preuzimanje ulaznih faktura dobavljača sa SEF-a. Međutim, ulazne fakture se moraju odobriti, a ERP-ovi tradicionalno ne briljiraju kada su u pitanju iole složeniji procesi odobravanja dokumenata jer prosto nisu za to pravljeni. Osim toga, često se licence za ERP u tom slučaju moraju kupiti i za ljude koji u njemu ne bi ništa drugo radili do povremeno odobravali fakture…
I tako firme s većim brojem ulaznih računa i malo razgranatijim sistemom njihove kontrole i odobravanja obično nabave specijalizovani softver za taj posao. Ali čak i takav sistem je obično zahtevao inicijalni ručni unos podataka o fakturi (podaci o dobavljaču, datumi na fakturi – izdavanje i dospeće, tipovi nabavke, zatim unos u knjigu ulaznih faktura, delovodni pečat na fakturi, njeno skeniranje i priprema za odobravanje)… Ko je to radio ili video kako se radi, zna da je to bio najsporiji i najneefikasniji deo celog procesa, jer je oko 15 minuta po fakturi nepovratno išlo u vetar, puta broj faktura, godina… Sada konačno imamo većinu ovih podataka u XML strukturi sa PDF-om ulaznog računa dostupnih na SEF serverima preko objavljenog API-ja pa je cilj ovog teksta da se pozabavi pitanjem praktične implementacije u srednjim i većim firmama, pre svega iz ugla automatskog prijema i obrade ulaznih faktura pre završnog knjiženja.
Da li znate da, ako imate neki od biznis Office 365 (odnedavno M365) paketa, već imate skoro svu potrebnu infrastrukturu i servise da ovaj proces podržite u celini za pristojan broj ulaznih računa? Za ozbiljniji broj ulaznih računa (okvirno više od 50 dnevno ili 1.000 mesečno) verovatno bi vam bila potrebna Power Apps licenca za vaše interne korisnike, koja mesečno košta kao dva pića u beogradskom kafiću.
Elementi rešenja eLikvidatura
Da krenemo pre svega od najbitnijih delova – same račune i njihove opisne podatke držimo u Microsoft Dataverse bazi koju dobijamo kada kupimo O365 ili Power Apps licencu. Za autentifikaciju na SEF servis i preuzimanje računa koristimo Power Automate (nekadašnji Flow). Power Automate koristimo i da bismo podržali same procese odobravanja računa. Za interfejs ka korisnicima, pretragu i poglede na podatke koristimo ugrađeni model-driven mehanizam, dok Canvas forme koristimo za pregled samih PDF dokumenata, unos komentara korisnika i odobravanje dokumenata kako iz browser-a, tako i s mobilnih aplikacija za Android i iOS.
Iz ugla samih korisnika, korišćenje aplikacije je prilično jednostavno i pravolinijsko.
Poslovnog sekretara ujutro na naslovnoj strani čekaju izlistane fakture dobavljača koje su pristigle u SEF za njihovu firmu. Sekretar proverava vizuelno da li pristigle fakture imaju potrebne podatke i bira tip procesa za svaku fakturu. Nakon izbora tipa, učesnici u procesu odobravanja dobijaju notifikacije od sistema da postoje fakture koje čekaju njihovo odobrenje. Fakture mogu da pregledaju, pogledaju najbitnije podatke, vide ko je pre njih odobrio i šta je komentarisao, klasifikuju vrste troška i odobre ih sa svojih PC računara ili mobilnih telefona, bez značajnije razlike u udobnosti korišćenja.
Korisnici mogu da na naslovnoj strani pregledaju bazu svih računa, avansa, odobrenja i zaduženja koristeći filtere i pretrage, u skladu sa svojom ulogom i ovlašćenjima koja su im data na sistemu. Nakon završetka celog procesa, rešenje automatski ažurira status svakog računa kao odobrenog ili odbijenog u SEF sistemu. Ažuriranjem statusa u SEF-u, naš dobavljač od SEF-a dobija notifikaciju o promeni statusa fakture, dok naše računovođe nakon sinhronizacije ERP-a i SEF-a vide da je račun odobren i da mogu da ga proknjiže i pošalju na plaćanje po datumu dospeća.
Zašto Power platforma?
Mada će bez ikakve sumnje postojati solidan broj domaćih i stranih aplikacija koje će moći da na sličan način odobravaju ulazne račune i integrišu se sa SEF-om, Microsoft sa svojom Power platformom nosi primetne konkurentske prednosti. Iz ugla IT profesionalaca pre svega, reč je o pouzdanoj, fleksibilnoj, otvorenoj i sjajno dokumentovanoj platformi s veoma jakom zajednicom korisnika koja olakšava održavanje. Microsoft ulaže ogroman novac u Power platformu i to se vidi na svakom koraku – od broja akcija dostupnih u Power Automate-u, preko broja konektora koji omogućavaju integraciju online/onprem s praktično bilo kojim softverom koji podržava savremene otvorene standarde za razmenu podataka, do moćnih Power BI izveštaja…
Svakako ne treba zanemariti proverene mehanizme za dvofaktorsku autentifikaciju korisnika, kakav je Azure AD ili pristup sadržaju baziran na grupama i ulogama korisnika. Kao primer integracije, ako držite vaše ugovore u SharePoint online bibliotekama, uveravam vas da nije potrebno previše truda da preko gotovog konektora povežete ulazne fakture dobavljača sa ugovorima po kojima su izdate i time uštedite dodatno vreme ljudima na proveri da li račun odgovara ugovorenom poslu.
Iz ugla korisnika, s druge strane, integracija sa Office i Teams platformom i alatima u kojima ljudi i inače provode veći deo dana na poslu, uključujući i mobilne aplikacije za Android i iOS, čini da se poslovi obavljaju s minimumom dodatne obuke i napora i često korisnika oslobađaju svih dodatnih nepotrebnih poslova osim onih koje, bar još uvek, može najbolje da obavi čovek. Pred sam kraj da pomenemo da zbog fleksibilnosti platforme, korisnicima možete da kažete da im lako možete dodati neko novo polje ili izmeniti proces, bez višemesečnih rokova i pozamašnih budžeta.
Kad smo kod rokova, privreda od maja ove godine mora ka javnom sektoru da izdaje račune preko SEF-a, dok puna primena unutar privrede kreće od 1. januara 2023. godine. Sasvim dovoljno vremena za pomoć da izvučete vaše blago iz SEF-a ako i vi mislite da je Power Apps najbolji put i iz bilo kog razloga želite radije da putujete s nekim ko taj put prelazi svaki dan.
