Dan D za e-fakture

U PC#286 smo pisali o e‑fakturama, novom sistemu fakturisanja za isporučenu robu i izvršene usluge, kod koga će se računi slati kroz centralni sistem nazvan SEF. Sada je došlo vreme za aktiviranje ovog sistema, koji će od 1. juna biti obavezan za slanje faktura državnim firmama, od 1. jula biće obavezno primanje njihovih faktura, a od početka sledeće godine SEF će skladištiti fakture svih firmi koje se nalaze u sistemu PDV. Da li smo spremni za ovu veliku promenu?

Faktura je veoma važan dokument u poslovanju firme. Kada firma isporučuje neku robu ili uslugu, dužna je da ispostavi i fakturu (koristi se i termini račun i račun-otpremnica, kada se faktura šalje uz robu), na kojoj će se videti elementi te transakcije, dakle imena firmi, opis robe odnosno usluge, cena, eventualni popusti, porez, datum prometa… Faktura postaje deo knjigovodstvene evidencije obe strane koje su učestvovale u transakciji i na osnovu nje nastaje poreska obaveze po kojoj firme uplaćuju PDV ili traže povraćaj PDV-a.

Fakture i SEF

Do sada je faktura ispisivana na papiru i dostavljana poštom, pri čemu duplikat ostaje u arhivi prodavca. Zakonom je propisano koje elemente faktura mora da sadrži, ali njena forma nije propisana, dakle firma je pravi prema sopstvenim estetskim kriterijumima. Faktura je zvanični dokument koji se obavezno čuva najmanje 10 godina, u skladu sa rokovima predviđenim zakonom.

U novije vreme je slanje poštom postalo neracionalno, pa se faktura, obično u PDF formatu, šalje elektronskom poštom. Podaci o fakturi se unose u poslovni softver, najčešće prekucavanjem podataka, što je podložno greškama. Moguće je i slanje fakture u formatu koji će „razumeti“ primaočev poslovni softver, ali se javlja problem međusobne kompatibilnosti poslovnih programa raznih firmi – fakturisanje je (bilo) „privatni posao“ koji se obavlja između prodavca i kupca.

Proizvođači softvera su u velikom poslu, neki ga nazivaju i agonijom, jer nije lako rastumačiti i realizovati sve zahteve. Neki od zahteva se menjaju na dnevnom nivou

Kao rešenje ovog problema osmišljen je „centralni informacioni posrednik“ nad kojim će država imati kontrolu, pa na taj način nadležni organi imaju precizan uvid u svaku izdatu i primljenu fakturu. Taj posrednik je nazvan Sistem elektronskih faktura (SEF), javno dostupan servis preko koga će svaki subjekt moći da pošalje fakturu drugom subjektu, pri čemu se ta faktura čuva u SEF-u. Fakture se šalju u propisanom XML formatu UBL 2.1. Slanje faktura preko SEF-a biće obavezno za firme uključene u sistem PDV-a i opciono za privredne subjekte koji nisu obveznici PDV-a. Slanje elektronskih faktura državnim firmama biće obavezno od 1. juna, dakle biće aktivno kada budete čitali ovaj tekst. Od 1. jula državne firme će slati fakture kroz SEF, a od početka sledeće godine ta obaveza će obuhvatiti sve račune firmi u PDV sistemu.

Korišćenje sistema biće besplatno, ali firma svakako ima trošak da prilagodi svoj poslovni softver komunikaciji preko ovog servisa. Te izmene su komplikovane i nadovezuju se na promene koje su bile potrebno zbog fiskalizacije, koja je stupila na snagu prvih dana maja. Proizvođači softvera su u velikom poslu, neki ga nazivaju i agonijom, jer nije lako rastumačiti i realizovati sve zahteve, a neki od njih se menjaju na dnevnom nivou. Dokle smo, dakle, stigli?

Razvoj i promene

Čitav sistem elektronskog fakturisanja je dobro zamišljen, ali su se tokom realizacije pojavili veoma ozbiljni problemi. Ključni razlog je u tome što nije bilo dovoljno konsultacija sa privrednicima, pa je napravljen niz konceptualnih problema koje sada nije lako rešiti. Javna rasprava je bila kratka i formalna, pa nije bilo načina da se na vreme ukaže na mnogobrojne nedorečenosti. Dobro je što je postojao (i postoji) demo sistem namenjen razvoju softvera, na kome se može sve isprobati pre aktiviranja, ali je u njemu stalno nešto menjano, što je pravilo probleme. Sve do 1. januara 2022, kada je bio rok za aktiviranje projekta, javno je bio raspoloživ pogrešan format koji ne odgovara UBL 2.1 standardu, pa su i primeri bili pogrešni. Tada je rok pomeren na 1. maj, a dosta već urađenog posla je moglo samo da se baci.

Dokumentacija je tokom čitavog procesa predstavljala veliki problem. Najveći deo uopšte nije bio preveden, a i opisi su bili nejasni pa su programeri morali da metodom probe i greške tragaju za ispravnim formatima – dobijete poruku Invalid XML a onda sami tragajte za greškom u ogromnom XML fajlu. Nedavno se pojavio validator XML‑a, pa je barem taj posao olakšan. Sistem i dalje šalje poruke na engleskom, što programerima možda i nije problem, ali su knjigovođe zbunjene.

Kako će biti nakon 1. juna kad počne puna primena? Biće to veoma toplo leto…

Velike firme imaju ozbiljne probleme pri primeni novog sistema, pa su počele da šalju svoja interna uputstva kako im treba slati fakture. Recimo, jedno javno preduzeće zahteva da u polju napomena na e‑fakturi piše e‑mail adresa referenta poslovne jedinice kojoj šaljete fakturu, pošto ugrađen sistem adresiranja očito nije dovoljan. Veliki problem su tenderi na kojima je precizno specificirano šta se i kako fakturiše (nazivi, šifre, jedinice mere), a novi sistem to ne dozvoljava.

E‑faktura i fiskalni račun

Možda najveća zbrka nastaje kombinovanjem e‑faktura i novih fiskalnih računa. Logično bi bilo da povezivanje bude automatsko: maloprodaja izda račun u radnji, a sistem odmah taj račun povezuje sa e‑fakturom i šalje je. Tako je i trebalo da bude, ali se „negde usput“ sve promenilo i sada su stvari komplikovane.

Recimo da državna firma kupi nešto u maloprodaji. Dobiće fiskalni račun sa svojim PIB‑om, ali za plaćanje je potrebna e‑faktura koju prodavac po zakonu ne sme da izda. Zato je promenjen pravilnik i propisano da će maloprodajni objekat izdati fiskalni račun budžetskoj firmi, da će budžetska firma onda tražiti od maloprodaje e‑fakturu u kojoj će biti naveden broj fiskalnog računa, ali će kao prilog slati izjavu budžetskog korisnika da nije koristio PDV po fiskalnom računu. Budžetska firma onda prihvata e‑fakturu, a maloprodaja stornira originalni fiskalni račun. Dakle, u jednom trenutku postoje dva validna dokumenta koja se odnose na istu transakciju, što je protivzakonito, a pojavljuje se i problem zaokruživanja čitave transakcije – šta ako, recimo, budžetska firma odbije e‑fakturu?

Sistem elektronskih faktura (SEF) je javno dostupan servis preko koga će svaki privredni subjekt moći da pošalje fakturu drugom subjektu, pri čemu se ta faktura čuva u SEF‑u. Fakture se šalju u propisanom XML formatu UBL 2.1

Za kraj ćemo reći da je 1. maja čitav sistem bio nespreman za rad, dolazilo je do svakodnevnih „iskakanja“ a mnoge stvari su menjane na dnevnom nivou. Kako će biti nakon 1. juna kad počne puna primena? Biće to veoma toplo leto…

Autor: Dejan Ristanović