Datalab: Poslovanje posle korone

Kada neki ljudi pomisle na radno okruženje budućnosti, zamišljaju futurističke holograme ili robote gde god da se okrenu. Međutim, suština je malo jednostavnija – ljudi širom sveta imaju fleksibilno radno vreme koje im daje mogućnost da deo posla obave van kancelarije u komunikaciji s kolegama iz celog sveta.

Iako je broj ljudi koji rade delimično ili potpuno „na daljinu“ godinama u porastu, pandemija COVID‑19 poprilično je ubrzala taj trend. S milionima onih koji „rade od kuće“, bitno je postaviti pitanje – šta ljudi i kompanije zapravo misle o tom trendu?

Mogućnost fleksibilnog života

Ljudi vole da imaju izbor. Toliko da, u jednom istraživanju, čak 98 odsto ispitanika navodi da bi želeli da imaju opciju da rade „van kancelarije“, a kao najveće prednosti navode „rad s bilo koje lokacije“, „više vremena za porodicu“, „rad od kuće“ i „izostanak prevoza do posla“.

To je samo početak uticaja koji „rad na daljinu“ može da ima, rekla je Laurel Farer, osnivačica „Udruženja za rad na daljinu“ (Remote Work Association) i dodala da su prednosti „mnogo veće od pukog komfora ili ravnoteže posla i privatnog života. Kada eliminišemo put do posla i osnažimo profesionalce da biraju svoja radna mesta, to utiče na ceo svet. Emisija ugljenika ali i potrošnja energije drastično se smanjuju, transportna infrastruktura je manje opterećena, a porodična dinamika i psihičko zdravlje jači. Timovi su raznolikiji, podela na grad i selo se smanjuje, kao i potrošački dug. Tako da virtuelni poslovi ne menjaju samo budućnost posla već i globalnog društva“, rekla je Farer.

Rad na daljinu ima i mana, a kao najveću, radnici navode „isključivanje od posla“. S obzirom da nisu „na poslu“, mnogo ljudi navodi kao problem pravljenja jasne granice između posla i privatnog života.

Prednosti „rada na daljinu“ za kompanije

Na prvom mestu je ušteda troškova, a prema izveštaju organizacije Global Workplace Analytics, šest od deset poslodavaca identifikuje uštedu troškova kao glavnu prednost takvog poslovanja. Ukoliko većina vašeg tima „radi od kuće“, nećete morati da plaćate veće prostore, pa štedite na najamnini i komunalnim uslugama.

Kada na to dodamo hranu koja je radnicima na raspolaganju u vidu kafeterije ili nekih osveženja tokom sastanaka, ušteda se samo uvećava.

Porezi su još jedan faktor zbog kojeg kompanijama odgovara da njihovi radnici rade „van kancelarije“. Osim plata i prodaje, kompanije plaćaju porez i na imovinu. Uvođenje promena u smeštaj udaljenih radnika smanjilo bi poresko opterećenje kompanije. Još jedna stavka manje na platnom spisku kompanije je čišćenje.

Za kompanije koje imaju desetine hiljada zaposlenih, a rade u više od 100 zemalja u svetu, takva vrsta restrukturiranja štedi ogromnu količinu novca.

Tehnološki giganti predvode put

Zbog toga ne čudi što su lideri na ovom polju najveće svetske IT kompanije. Tehnološki gigant Microsoft pokrenuo je probnu četvorodnevnu radnu nedelju u Japanu, što se smatralo uspešnim u pogledu povratnih informacija i produktivnosti zaposlenih.

Amazon je pružio mogućnost zaposlenima da rade od kuće najmanje do oktobra. Google do kraja godine. Facebook takođe, kao deo dugoročnog prelaska na daljinski rad. Iz Mastercard‑a su saopštili da većina zaposlenih može da radi od kuće dok „ne budu spremni“ da se vrate. Četiri hiljade ljudi koji rade u kompaniji Spotify takođe može da radi od kuće do kraja godine, a Twitter je svojim radnicima ponudio mogućnost stalnog rada od kuće, rekao je izvršni direktor Jack Dorsey.

Iako je pandemija COVID‑19 poremetila tržišta cele planete, neke kompanije su se prilagodile brže od drugih. Kineska Lenovo grupa saopštila je da je u prvom kvartalu svoje fiskalne godine ostvarila prihode od 13,3 milijarde američkih dolara.

“Naš izuzetan rezultat u prošlom kvartalu dokazuje da je kompanija Lenovo brzo povratila zamajac od negativnih uticaja pandemije i da koristi prednosti rada na daljinu, obrazovanja i ubrzane digitalizacije“, rekao je Jang Juanćing, predsednik i izvršni direktor kompanije Lenovo.

Organizacija i infrastruktura kao preduslovi za „rad na daljinu“

U kulturi „rada van kancelarije“, osnova za uspešnu transformaciju savremenog radnog mesta leži u konstantnom prilagođavanju koje je jedino moguće promenom „mindset‑a“, dobrom organizacijom i postavljanjem pouzdane radne infrastrukture.

Da li svi zaposleni imaju tehnologiju koja im je potrebna za rad? Kome je potreban kakav uređaj, laptop, tablet, telefon i da li će s njim moći da radi posao koji se od njega očekuje? Mogu li zaposleni lako da pristupe podacima kompanija za koje rade? Imaju li potreban softver i ostale potrebne resurse?

Kada je reč o softveru, većina kompanija se u svom poslovanju oslanja na „poslovne programe u oblaku“. Kod ovakvih poslovnih programa svi vaši poslovni podaci čuvaju se na jednoj lokaciji, a više pojedinaca ima mogućnost pristupa toj istoj bazi podataka, bez obzira na to gde se nalaze. Na taj način, ukoliko se radi od kuće, zaposleni mogu lako pregledati račune, narudžbenice, zalihe i pisati izveštaje, a da ne napuštaju svoj dom. Pregled poslovanja je dostupan „na klik“, što vam daje veliku fleksibilnost u promenjenim uslovima poslovanja.

Automatizacija poslovanja kao šlag na tortu

Efikasnost je imperativ u svakoj kompaniji, zbog toga je neophodno u potpunosti iskoristiti informacije. U tu svrhu kompanije koriste savremene sisteme za automatizaciju, upravljanje i organizaciju dokumenata

Servisi poput eDokumentacije, to jest DMS‑a, koja predstavlja skladište celokupne dokumentacije koja se koristi u kompaniji, neizostavni su u radu. Ukratko, sada vam na samo jedan klik mogu biti dostupni svi dokumenti koji su do sada fizički u papirnom obliku kružili po kompaniji ili bili čuvani u registratorima.

Pre svega, naravno, potrebno je da sve te papirne dokumente pretvorimo u elektronski oblik. U tome nam pomaže servis eKnjiženje. Uz pomoć tehnologije optičkog prepoznavanja znakova (OCR), brzo i jednostavno imate mogućnost da program pročita dokument i pretvori ga u elektronski oblik.

I na kraju, ono što kao vezivno tkivo spaja navedene servise, jeste automatizacija poslovnih procesa. Uz pomoć PANTHEON WorkFlow‑a imaćete pre svega bolju kontrolu nad procesima u preduzeću i posledično ostvariti maksimalne efekte poslovanja. Zaposleni su oslobođeni razmišljanja o tome koga obavestiti o nekim poslovnim promenama, ko odlučuje o nekoj stvari, ko treba da potvrdi neki trošak itd.

Uz pomoć ovih alata nestaju sve komplikacije povezane s mukotrpnim prekucavanjem, prenošenjem dokumenata od osobe A do osobe B, slanjem klasične pošte i slično. Sve se sada obavlja elektronski.

Rad na daljinu kao nova normalnost

U prošlosti je „rad od kuće“ bio neizvodljiv za mnoge kompanije, ali je savremena tehnologija olakšala ovu tranziciju. Činjenica je da tehnološka rešenja postoje, pitanje je da li ih vaša kompanija koristi. Da li je vaša poslovna infrastruktura spremna? Da li vaš poslovno‑informacioni sistem to dozvoljava i imate li uspostavljene radne procese i prakse s kojima rad neometano teče, čak i ako niste fizički prisutni u kancelariji?

Održavanje statusa quo više nije opcija, a prilagođavanje i usvajanje novog načina rada jedine su razumne odluke. Za kraj ove priče, da li ste već spremni da „rad od kuće“ postane vaša svakodnevica?

Datalab tim

Korisna adresa: Datalab.rs