e-Fakture: Neka nam je SEFte

I vrapci na grani već znaju da će od 1. januara 2023. godine slanje elektronskih faktura postati zakonska obaveza za sve privredne subjekte. Dobro, možda ne baš za sve, ali za veliku većinu eFakture postaju pitanje „morala“, odnosno kompanija bi morala da ih uvede. U suprotnom slede astronomske kazne koje se kreću i do 2 miliona dinara. Zato je krajnji čas da se ozbiljno pozabavite ovom temom!

Da počnemo od napomene da su eFakture zakonska obaveza skoro za sve. Kao što se neke grupe večno „provlače“, pa su uspešno izbegle da uđu u sistem PDV-a ili u sistem fiskalnih računa i kasnije eFiskalizacije, neke grupe će uspeti da izbegnu i eFakture. Gle iznenađenja, te grupe su vrlo slične i presek im je iznenađujuće veliki. Moraće da se „eFakturizuju“ svi oni koji rade sa javnim preduzećima i svi oni koji su u sistemu PDV-a. To su oni „moralisti“ s početka priče. Postoje i tzv. dobrovoljci – to su oni koji nisu u sistemu PDV-a, ali posluju sa korisnicima SEF-a, pa će im biti lakše da na taj način kreiraju i primaju fakture, po sistemu – ako ne možeš da ih pobediš, pridruži im se. Samo da znate – ako dobrovoljno pristupite SEF-u, nema izlaska iz tog sistema u naredne dve godine. Dakle, dobro razmislite, jer posle nema nazad!

Šta je to elektronska faktura?

Većina nas već duže vreme kreira nekakve fakture na računaru. Pa ipak, te fakture se ne mogu nazvati eFakturama iako su kreirane u Word-u, Excel-u ili nekom sličnom programu. Ne, ni PDF nije eFaktura. Definicija kaže da se elektronske fakture kreiraju, šalju, primaju i obrađuju elektronskim putem. One moraju biti urađene u formatu koji sve ovo podržava, a pritom ga prepoznaje većina softvera za obradu dokumenata. Upravo zbog toga, zvanični format za eFakture je XML format. Podaci u XML-u su struktuirani i tagovani, pa se lako prenose iz sistema u sistem. Baš zbog te svoje prenosivosti XML je jedna od najpopularnijih tehnologija za razmenu podataka.

Čitava priča se odnosi i na sve derivate faktura koji utiču na PDV i promet, kao što su knjižna odobrenja i zaduženja, avansi i storno fakture. I oni moraju biti eFakture.

Šta je to SEF?

SEF je sistem za elektronsku razmenu faktura, oformljen od strane države tj. Ministarstva finansija i odaziva se na adresi efaktura.gov.rs. SEF je namenjen izdavanju, prijemu i (u skladu sa svojim imenom, svaka čast za kopirajtera) čuvanju eFaktura. Da bi se bilo koji privredni subjekat prijavio i koristio SEF potreban mu je elektronski sertifikat, koji je vezan za lice zakonskog zastupnika kompanije. Kasnije, to lice može dodeljivati ovlašćenja drugim osobama. Do trenutka pisanja ovog teksta nismo uspeli da saznamo koliko je kompanija ukupno pristupilo ovom sistemu, ali znamo da je do sada izdato oko 4 miliona eFaktura.

Često se postavlja pitanje da li je bolje raditi fakture direktno iz SEF-a, preko nekog specijalizovanog softvera (ERP-a) ili pak preko digitalnog posrednika? Ovo zavisi od veličine preduzeća i broja izdatih faktura mesečno. Za firme koje izdaju mali broj faktura, SEF je dovoljan i one nemaju potrebe da uvode dodatne softverske alate. Ali kada govorimo o broju faktura većem od 20, biće vrlo teško sve to voditi bez pomoći nekog softverskog rešenja.

e-Fakture mogu da se upisuju direktno u SEF, da se generišu preko specijalizovanog softvera (ERP-a) ili preko digitalnog posrednika. Izbor zavisi od veličine preduzeća i broja izdatih faktura mesečno. Ako firma ima više od dvadesetak faktura mesečno, teško će sve to voditi bez pomoći nekog softverskog rešenja

O korišćenju SEF-a napisano je mnogo članaka, a samo Ministarstvo finansija je objavilo gomilu materijala i organizuje brojne Webinare i savetovanja. Nevolja je u tome što se sve te specifikacije prečesto menjaju i što je čitav sistem još u razvoju, a rokovi za punu primenu se bliže. No mi uvek sve radimo u poslednji čas. U svakom slučaju, na adresi efaktura.gov.rs/faq/ se nalaze odgovori na brojna pitanja koja najčešće muče korisnike.

Čemu sve to?

Razlozi za uvođenje eFaktura su brojni i u teoriji one bi trebalo da donesu različite uštede – vremena za slanje dokumenata, novca, potrošenog papira… Naplata bi trebalo da postane efikasnija i brža. Fakture se neće gubiti i lako osporavati. S druge strane, državni organi će imati tačan uvid u sve fakture koje kruže kroz platni promet. Na taj način se postiže bolja kontrola rada svih privrednih subjekata, naplate PDV-a i smanjuje mogućnost različitih malverzacija.

U dosadašnjoj praksi ubrzanja se mogu nazreti, ali su pravi rezultati još uvek negde na horizontu. Evo jednog uobičajenog primera koji zadaje glavobolju korisnicima: firma šalje klijentu eFakturu preko SEF-a. Klijent ima rok od 15 dana da prihvati fakturu, ali on to previdi iz ovog ili onog razloga. Posle toga mu se šalje podsetnik da faktura još uvek nije odobrena i rok produžava za još 5 dana, dakle ukupno 20. Ako i posle toga on ne odobri fakturu, ona će se smatrati odbijenom (ovo pravilo važi za privatni sektor). Pošiljalac fakture mora da stornira poslatu fakturu, a zatim da napravi novu koju ponovo šalje preko SEF-a.

Ukoliko firma izdaje veliki broj faktura (govorimo o trocifrenim i četvorocifrenim brojevima), ne smemo ni da zamislimo koliko će ljudi morati da se bavi samo eFakturama. Manje firme će prepustiti knjigovođama da se bave eFakturama. Ali, da li je ovo rešenje? Knjigovodstvene agencije često imaju mnogo klijenata i već su pretrpane poslom. I njima će trebati dodatna pomoć, a to će koštati nešto više.

Dosta pitanja se odnosi i na dokumente koji prate fakture kao što su otpremnice, prevoznice, zapisnici i slično. Trenutno SEF dozvoljava do tri dokumenta u PDF formatu, pri čemu maksimalna veličina pojedinačne datoteke ne sme da pređe 25 MB. A znamo da u praksi broj otpremnica ume da bude mnogo, mnogo veći od tri.

Ako dobrovoljno pristupite SEF-u, nema izlaska iz tog sistema u naredne dve godine. Dakle, dobro razmislite, jer posle nema nazad!

Inostrane fakture su još jedan od kamenova spoticanja – one se ne mogu izdavati preko SEF-a već se „ručno“ unose u PDV prijavu, barem dok Srbija ne uđe u neku od međunarodnih asocijacija za praćenje faktura. Treba reći da je u većem delu EU sistem eFaktura predviđen samo za državne firme, dok su ostale firme slobodne da šalju i papirne fakture ako im to odgovara. Samo je Italija uvela rešenje nalik našem, i ono je u EU često kritikovano.

Dečije bolesti

Kao i svaki novitet, SEF ima dosta nedostataka, ali dobijamo uveravanja da će se sve rešavati brzo i u skladu sa zahtevima korisnika. Za početak, potrebno je integrisati SEF i sistem eFiskalizacije. Postavlja se pitanje zašto se od starta ta dva sistema nisu zajedno razvijala kroz isto rešenje? Onda bi bilo mnogo lakše sprovesti sistem ePDV-a, ali otom potom.

Javna preduzeća imaju dodatne probleme sa SEF-om – moraju da storniraju fiskalne račune kada dobiju eFakture koje moraju da prime po zakonu. Jedna od najčešćih pritužbi je da je potrebno povećati toleranciju za slanje faktura koje nisu istog datuma. Naime, dešava se da se napravi faktura, dobije svoj broj, ali slanje iz nekog razloga ne uspe. Korisnici su prinuđeni da sutra menjaju datum fakture, čime se pravi nesklad sa brojevima ostalih faktura koje su uspele da „prođu“. Dodatna zbrka nastaje kada neka firma izda fakturu čiji se datum izdavanja ne slaže sa datumom koji je u XML kodu. I tako dalje…

Proizvođači softvera koji su svoja ERP rešenja integrisali sa SEF-om se bore kako znaju i umeju, često ni krivi ni dužni izazivajući gnev ljutih korisnika. Ni objašnjenja i uveravanja da je neka izmena urađena na SEF-u i odmah puštena na produkciju ne nailaze na razumevanje.
Jedna od nedavnih izmena se tiče ograničenja API poziva i glasi: „Zbog očekivanog povećanog broja evidencija i razmene faktura na sistemu e-Faktura počev od 01.01.2023, a u cilju obezbeđenja stabilnosti i zadovoljavajuće performantnosti sistema za sve korisnike, od 01.01.2023 biće postavljeno ograničenje broja API poziva u jedinici vremena za svaki API ključ. Inicijalno će ograničenje biti postavljeno na maksimalno tri API poziva u sekundi“. Videćemo kako i koliko će ovo uticati na usporavanje celog procesa.

Dala baba dinar…

Reklo bi se da, uprkos brojnim apelima IT zajednice i korisnika, odlaganja eFaktura neće biti. Svi smo u istom loncu i već sada vidimo da će tokom januara i februara nastati nadrealna situacija, a zaista niko ne može da predvidi kako će sve to izgledati u praksi. No sada nema nazad i moramo se prilagoditi situaciji. Dok stvari ne legnu na svoje, moraćemo se navići na one natpise: „Zbog uvođenja novog informacionog sistema, rad je usporen“. Nadajmo se samo razumevanju poreskih inspektora, barem do marta. Pa posle, ko živ ko mrtav…

Autor: Andrijana Maksimović